สร้างเอกสารหลักใน Word 2010 จากเอกสารหลายฉบับ

คุณสร้างเอกสารที่ยาวมาก ๆ ใน Word หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจรู้ว่า Word ไม่เล่นกับพวกเขาได้ดีนัก โดยปกติแล้วฉลาดกว่าที่จะแยกเอกสารขนาดยาวของคุณออกเป็นไฟล์ Word หลายไฟล์.

แต่จากนั้นคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าหน้าต่างๆมีการจัดลำดับอย่างถูกต้องและสร้างสารบัญและดัชนีสำหรับเอกสารทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย? นั่นคือสิ่งที่คุณสมบัติเอกสารหลักของ Word สามารถช่วยได้ ช่วยให้คุณสามารถรวมไฟล์ Word หลายไฟล์ไว้ในไฟล์ Word ไฟล์เดียวได้.

เอกสารหลักคือไฟล์ Word ที่มีลิงก์ไปยังชุดไฟล์ Word อื่น ๆ แยกต่างหากที่เรียกว่าเอกสารย่อย เนื้อหาของเอกสารย่อยจะไม่ถูกแทรกลงในเอกสารหลัก เอกสารหลักมีลิงค์ไปยังเอกสารย่อยเท่านั้น สิ่งนี้อนุญาตให้คุณแก้ไขเอกสารย่อยแยกต่างหาก การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำกับเอกสารย่อยจะรวมอยู่ในเอกสารหลักโดยอัตโนมัติ หากมีหลายคนทำงานกับเอกสารเดียวเอกสารหลักจะช่วยให้คุณสามารถส่งส่วนต่าง ๆ ของเอกสารไปยังบุคคลอื่นเพื่อทำงานต่อ.

ในบทความนี้เราจะแสดงข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการสร้างเอกสารหลักและเอกสารย่อยจากศูนย์และสร้างเอกสารหลักจากเอกสารย่อยที่มีอยู่ นอกจากนี้เรายังแสดงวิธีเพิ่มสารบัญให้กับจุดเริ่มต้นของเอกสารหลักได้อย่างง่ายดาย.

สร้างเอกสารหลักจากรอยขีดข่วน

หากคุณกำลังเริ่มต้นเอกสารต้นแบบใหม่โดยไม่มีเอกสารย่อยที่มีอยู่คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ได้ตั้งแต่ต้น ในการทำเช่นนั้นให้สร้างเอกสาร Word ใหม่ที่ว่างเปล่าและบันทึกโดยระบุในชื่อไฟล์ว่าเป็นเอกสารหลัก.

เมื่อคุณบันทึกไฟล์เอกสารหลักของคุณแล้วให้คลิกแท็บมุมมองแล้วคลิกเค้าร่างในส่วนมุมมองเอกสารของแท็บ.

เริ่มเข้าสู่ส่วนหัวสำหรับเอกสารของคุณในรูปแบบเค้าร่างโดยใช้รายการแบบหล่นลงของรูปแบบระดับและลูกศรสีเขียวด้านขวาและซ้ายในส่วนเครื่องมือเค้าร่างของแท็บเค้าร่างเพื่อเปลี่ยนระดับส่วนหัวของคุณ.

เมื่อคุณป้อนหัวเรื่องทั้งหมดที่คุณต้องการให้คลิกแสดงเอกสารในส่วนเอกสารหลักของแท็บเค้าร่าง.

มีตัวเลือกเพิ่มเติมให้เลือกในส่วนเอกสารหลักของแท็บเค้าร่าง เลือกเค้าร่างทั้งหมดในเอกสารและคลิกสร้าง.

คลิกที่สร้างล้อมรอบแต่ละเอกสารในกล่องของตัวเอง บันทึกไฟล์เอกสารหลักอีกครั้งในตอนนี้.

แต่ละกล่องในเอกสารหลักจะกลายเป็นไฟล์แยกดังที่แสดงด้านล่าง ชื่อของส่วนหัวแรกในแต่ละกล่องในเอกสารหลักจะใช้เป็นชื่อไฟล์สำหรับแต่ละไฟล์ย่อย.

หากต้องการกลับไปที่มุมมองก่อนหน้าเช่นเค้าโครงเหมือนพิมพ์คลิกปิดมุมมองเค้าร่างในส่วนปิดบนแท็บเค้าร่าง.

หากต้องการเพิ่มสารบัญลงในเอกสารหลักของคุณให้วางเคอร์เซอร์ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารแล้วคลิกแท็บการอ้างอิง คลิกปุ่มแบบเลื่อนลงสารบัญในส่วนสารบัญ เลือกตัวเลือกหนึ่งในตารางอัตโนมัติเพื่อแทรกสารบัญที่สร้างขึ้นอัตโนมัติที่จุดแทรก.

เมื่อต้องการดูตัวแบ่งส่วนแทรกโดย Word เมื่อคุณสร้างเอกสารย่อยให้คลิกแท็บหน้าแรกและคลิกปุ่มสัญลักษณ์ย่อหน้าในส่วนย่อหน้า.

Word แสดงตัวแบ่งส่วนและประเภทใด.

หมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างเอกสารต้นแบบตั้งแต่เริ่มต้น Word จะแทรกตัวแบ่งส่วนต่อเนื่องก่อนและหลังแต่ละเอกสารย่อยที่คุณสร้าง ซึ่งหมายความว่าไม่มีการแบ่งหน้าในเอกสารของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนประเภทของการแบ่งแต่ละส่วนได้อย่างง่ายดาย.

ภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าเอกสารของคุณมีลักษณะอย่างไรในโหมดเค้าร่างพร้อมกับเอกสารย่อยที่แสดงแบบขยาย.

สร้างเอกสารหลักโดยใช้ไฟล์ Word ที่มีอยู่

หากคุณมีเอกสารที่มีอยู่ที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารหลักคุณสามารถสร้างไฟล์เอกสารต้นแบบใหม่และแทรกเอกสารที่มีอยู่เป็นเอกสารย่อย หากต้องการทำสิ่งนี้ให้สร้างเอกสาร Word ใหม่ที่ว่างเปล่าและบันทึกตามที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้เมื่อสร้างเอกสารต้นแบบตั้งแต่เริ่มต้น.

คลิกแท็บมุมมองจากนั้นคลิกโครงร่างในส่วนมุมมองเอกสาร แท็บเค้าร่างจะพร้อมใช้งานและใช้งานได้ คลิกแสดงเอกสารในส่วนเอกสารหลักเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือกเพิ่มเติม หากต้องการเพิ่มเอกสารย่อยในเอกสารหลักให้คลิกแทรก.

ในกล่องโต้ตอบแทรกเอกสารย่อยนำทางไปยังตำแหน่งของเอกสารที่คุณต้องการแทรก เลือกไฟล์แรกและคลิกเปิด.

หมายเหตุ: มันอาจจะง่ายขึ้นหากคุณเก็บไฟล์ย่อยของคุณไว้ในไดเรกทอรีเดียวกับไฟล์เอกสารหลัก.

หากกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ปรากฏขึ้นบอกคุณเกี่ยวกับสไตล์ที่มีอยู่ในเอกสารย่อยและเอกสารหลักให้คลิกปุ่มใช่ไปที่ทั้งหมด สิ่งนี้จะเก็บสไตล์ทั้งหมดในเอกสารย่อยที่สอดคล้องกับสไตล์ในเอกสารหลัก.

ทำซ้ำขั้นตอนในการแทรกเอกสารย่อยสำหรับแต่ละเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารหลักของคุณ เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถยุบเอกสารย่อยได้หากต้องการ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกยุบเอกสารย่อยในส่วนเอกสารหลักของแท็บเค้าร่าง.

คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณเพื่อยุบเอกสารย่อยดังนั้นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นหากคุณยังไม่ได้ทำ คลิกตกลงเพื่อบันทึกเอกสาร.

ขอให้สังเกตว่าเส้นทางแบบเต็มไปยังไฟล์ย่อยแต่ละไฟล์ของคุณจะแสดงในแต่ละไฟล์ย่อย หากต้องการเปิดเอกสารย่อยสำหรับการแก้ไขคุณสามารถคลิกสองครั้งที่สัญลักษณ์เอกสารที่มุมบนซ้ายของกล่องเอกสารย่อยหรือ Ctrl + คลิกลิงก์ไปยังไฟล์.

หมายเหตุ: เมื่อคุณนำเข้าไฟล์ Word ที่มีอยู่ลงในไฟล์เอกสารหลัก Word จะแทรกตัวแบ่งส่วนของหน้าถัดไปก่อนและตัวแบ่งส่วนต่อเนื่องหลังจากแต่ละเอกสารย่อย อีกครั้งคุณสามารถเปลี่ยนประเภทของการแบ่งแต่ละส่วนได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น.

หากต้องการดูเอกสารหลักในมุมมองที่ไม่ใช่เค้าร่างให้คลิกแท็บมุมมองแล้วคลิกเค้าโครงเหมือนพิมพ์หรือมุมมองอื่น ๆ ในส่วนมุมมองเอกสาร.

คุณสามารถเพิ่มสารบัญในลักษณะเดียวกับที่เรากล่าวถึงข้างต้นเมื่อสร้างเอกสารหลักและเอกสารย่อยตั้งแต่เริ่มต้น.

เมื่อคุณรวมเอกสารย่อยทั้งหมดในเอกสารหลักแล้วคุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขส่วนหัวและท้ายกระดาษสร้างสารบัญ (ดังที่เราแสดง) สร้างดัชนีและทำงานในส่วนอื่น ๆ ของเอกสารที่ใช้ร่วมกันโดยรวม เอกสาร.

สำหรับทั้งสองวิธีที่กล่าวถึงในบทความนี้สำหรับการสร้างเอกสารหลักเมื่อคุณแก้ไขเอกสารที่รวมอยู่ในเอกสารหลักเนื้อหาสำหรับเอกสารย่อยนั้นจะได้รับการอัปเดตในเอกสารหลัก.

เอกสารหลักใน Word รุ่นก่อนหน้าบางครั้งเอกสารเสียหาย คุณอาจพบปัญหานี้ใน Word 2010 ดูเว็บไซต์ Microsoft Answers สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม.