วิธีการสร้างและปรับแต่งมุมมองโฟลเดอร์ใน Outlook
หากคุณทำงานในสำนักงานโอกาสที่คุณจะได้ใช้เวลาติดต่อกับอีเมลมากที่สุดคือ Microsoft Outlook การใช้เวลาเล็กน้อยเพื่อให้ Outlook แสดงข้อมูลที่คุณต้องการ สำหรับอีเมลวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือมุมมองโฟลเดอร์ นี่คือวิธีการทำงาน.
มุมมองโฟลเดอร์คืออะไร?
ทุกที่ที่คุณเก็บอีเมลของคุณไว้ใน Outlook ไม่ว่าจะเป็นกล่องจดหมายรายการที่ส่งการเก็บถาวรรายการที่ถูกลบหรืออื่น ๆ ที่เป็นโฟลเดอร์ แต่ละโฟลเดอร์เหล่านั้นมีลักษณะเหมือนกันโดยค่าเริ่มต้นโดยมีคอลัมน์ที่มีข้อมูลเมตาเกี่ยวกับอีเมลเช่นผู้ส่งหัวเรื่องวันที่และเวลาที่ได้รับและอื่น ๆ Outlook จัดกลุ่มอีเมลตามวันที่ (ล่าสุดอยู่ด้านบน) จัดรูปแบบข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเป็นตัวอักษรสีน้ำเงินเข้มและแสดงข้อความที่คุณอ่านในแบบอักษรสีดำปกติ.
นี้เป็น มุมมองโฟลเดอร์เริ่มต้น.
แต่คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองนั้นได้หากต้องการ คุณสามารถสร้างมุมมองที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละโฟลเดอร์หรือคุณสามารถสร้างมุมมองโฟลเดอร์ที่คุณชอบและนำไปใช้กับทุกโฟลเดอร์ Outlook ยังมีมุมมองในตัวอื่นที่คุณสามารถเริ่มด้วย.
วิธีการเปลี่ยนเป็นมุมมองภายในอื่น
ในการเริ่มต้นให้เปลี่ยนเป็นมุมมองในตัวอื่นโดยคลิกดู> เปลี่ยนมุมมอง.
มุมมองย่อคือมุมมองเริ่มต้นที่ทุก ๆ โฟลเดอร์ใช้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นสองมุมมองอื่น:
- เดี่ยว: สิ่งนี้จะลบการจัดกลุ่มตามวันที่และแสดงข้อความทั้งหมดของคุณในรายการแบบง่าย.
- ตัวอย่าง: การดำเนินการนี้ (ค่อนข้างตอบโต้โดยสังเขป) จะเอาแผงแสดงตัวอย่างออก.
วิธีการกำหนดมุมมองที่มีอยู่
คุณสามารถกำหนดมุมมองโฟลเดอร์ปัจจุบันเองได้โดยคลิกที่ View> View Settings.
การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างการตั้งค่ามุมมองขั้นสูงซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนทุกอย่างเกี่ยวกับมุมมองได้.
เราจะเปลี่ยนคอลัมน์ที่แสดงและการตั้งค่าการเรียงลำดับเป็นตัวอย่าง คลิก“ คอลัมน์” เพื่อเปิดหน้าต่างแสดงคอลัมน์.
เลือก“ พูดถึง” ในคอลัมน์ด้านขวาคลิกปุ่ม“ ลบ” แล้วคลิก“ ตกลง”
กลับไปที่หน้าต่างการตั้งค่ามุมมองขั้นสูงคลิกปุ่ม“ เรียงลำดับ” เพื่อเปิดหน้าต่างเรียงลำดับ.
ในเมนูแบบเลื่อนลง“ เรียงลำดับรายการตาม” เลือก“ จาก” จากนั้นคลิก“ ตกลง”
ตอนนี้คลิก“ ตกลง” บนการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ขณะนี้มุมมองโฟลเดอร์เปลี่ยนไปเพื่อให้คอลัมน์“ กล่าวถึง” ถูกซ่อนและโฟลเดอร์จะถูกเรียงลำดับโดยบุคคลที่ส่งจดหมาย.
นี่เป็นเพียงสองตัวอย่างด่วนของสิ่งที่คุณสามารถทำได้ คุณสามารถเพิ่มหรือลบคอลัมน์ต่าง ๆ จำนวนมากจัดกลุ่มและจัดเรียงข้อความได้หลายวิธีรวมถึงเปลี่ยนแบบอักษรและสไตล์ที่ใช้ในการแสดงข้อความ เล่นกับตัวเลือกต่างๆเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ.
ใช้มุมมองกับโฟลเดอร์อื่น
เมื่อคุณปรับแต่งมุมมองของคุณคุณสามารถใช้มุมมองเดียวกันกับโฟลเดอร์อื่น ๆ โดยไม่ต้องปรับแต่งมุมมองแต่ละมุม คลิกมุมมอง> ดูการตั้งค่าอีกครั้งและในเวลานี้คลิกคำสั่ง“ ใช้มุมมองปัจจุบันกับโฟลเดอร์อื่น”.
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้มุมมองจากนั้นคลิก“ ตกลง”
คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ.
บันทึกมุมมองโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง
คุณยังสามารถเก็บมุมมองที่กำหนดเองของคุณเป็นแม่แบบเพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้กับโฟลเดอร์อื่น ๆ ในอนาคต คลิกมุมมอง> ดูการตั้งค่าอีกครั้งและเลือกคำสั่ง“ บันทึกมุมมองปัจจุบันเป็นมุมมองใหม่”.
นี่เป็นการเปิดหน้าต่างคัดลอกมุมมองซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อมุมมองของคุณและเลือกผู้ที่สามารถดูมุมมองได้ คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณตั้งค่าทุกอย่าง.
หากคุณคลิกมุมมอง> การตั้งค่ามุมมองอีกครั้ง Outlook จะแสดงมุมมองใหม่ของคุณเป็นตัวเลือกที่มี คลิก "จัดการมุมมอง" เพื่อดูมุมมองทั้งหมดที่คุณสามารถเข้าถึงได้.
หน้าต่างจัดการทุกมุมมองช่วยให้คุณเพิ่มแก้ไขและลบมุมมองรวมถึงดูการตั้งค่าที่ใช้กับแต่ละมุมมอง.
สร้างมุมมองตั้งแต่เริ่มต้น
หากคุณต้องการสร้างมุมมองใหม่ให้คลิกปุ่ม "ใหม่" ในหน้าต่างจัดการทั้งหมดมุมมอง สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างสร้างมุมมองใหม่.
เลือกประเภทของมุมมองพื้นฐานที่คุณต้องการเริ่มต้นด้วยและคลิกปุ่ม“ ตกลง” หน้าต่างการตั้งค่ามุมมองขั้นสูงจะเปิดขึ้นและคุณสามารถปรับแต่งมุมมองตามที่คุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก“ ตกลง” จนกว่าคุณจะกลับไปที่หน้าต่างจัดการมุมมองทั้งหมดแล้วคลิก“ ใช้มุมมอง” เพื่อใช้มุมมองกับโฟลเดอร์ปัจจุบัน.
เมื่อคุณสร้างมุมมองใหม่คุณสามารถนำไปใช้กับโฟลเดอร์อื่นปรับแต่งเพิ่มเติมหรือใช้เป็นฐานสำหรับมุมมองใหม่อื่น.
ลบการปรับแต่งจากมุมมอง
หากคุณได้ปรับแต่งมุมมองปัจจุบันของคุณเองคุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นมุมมองเดิมได้อย่างง่ายดาย นี่เป็นวิธีที่ดีในการลองทำโดยไม่ต้องกังวลกับการเลิกทำหากการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่ได้ผลสำหรับคุณ คลิกมุมมอง> รีเซ็ตมุมมองเพื่อลบการกำหนดเองที่ไม่ได้บันทึกออกจากโฟลเดอร์ปัจจุบัน.
ด้วยเครื่องมือมุมมองเหล่านี้คุณสามารถทำให้โฟลเดอร์ของคุณทำงานอย่างที่คุณต้องการและเริ่มที่จะเชื่องว่ารายการข้อความที่ล้น.
