วิธีการใช้การล้างข้อมูลกล่องจดหมายเพื่อกำจัดโฟลเดอร์ Outlook ของขยะ

การล้างข้อมูลกล่องจดหมายใน Outlook เป็นชุดเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อกำจัดขยะจากกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้มันเพื่อตรวจสอบขนาดของกล่องจดหมายของคุณล้างรายการโดยอัตโนมัติตามขนาดและวันที่และทำฟังก์ชั่นอื่น ๆ ให้ผ่านพวกเขาและดู.

ก่อนอื่นคุณต้องเปิดเครื่องมือ ไปที่ไฟล์> เครื่องมือและคลิกการล้างกล่องจดหมาย.

มีเครื่องมือบางอย่างที่ใช้ได้และเราจะเริ่มต้นด้วยการดูปริมาณข้อมูลในกล่องจดหมายของคุณ.

ตรวจสอบขนาดของกล่องจดหมายของคุณ

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณประกอบด้วยโฟลเดอร์ - กล่องจดหมายรายการที่ถูกส่งเก็บถาวรและอื่น ๆ และการทราบขนาดของโฟลเดอร์จะช่วยให้คุณเห็นว่าอีเมลทั้งหมดของคุณอยู่ที่ไหน หากต้องการค้นหาให้คลิก“ ดูขนาดกล่องจดหมาย”

สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างขนาดโฟลเดอร์ซึ่งจะแสดงขนาดของแต่ละโฟลเดอร์ โดยค่าเริ่มต้นจะเปิดขึ้นในแท็บข้อมูลท้องถิ่น ข้อมูลในเครื่องคือข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในไฟล์. pst และ. ost.

คอลัมน์แสดงชื่อขนาดและขนาดของโฟลเดอร์ (ซึ่งเป็นขนาดรวมถึงโฟลเดอร์ย่อยใด ๆ ) ส่วนที่ดีที่สุดของมุมมองนี้คือมันจะแสดงโฟลเดอร์ที่คุณอาจไม่พิจารณาเช่นปฏิทิน หากคุณมีการนัดหมายและร้องขอการประชุมเป็นเวลาหลายปีคุณสามารถมีกิโลไบต์ที่ดีในปฏิทินซึ่งคุณสามารถล้างข้อมูลได้โดยการลบกิจกรรมเก่า.

หากคุณต้องการดูขนาดของโฟลเดอร์บนเมลเซิร์ฟเวอร์ให้คลิกแท็บ "ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์" ครั้งแรกที่คุณเปิดแท็บนี้อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อให้ข้อมูลปรากฏขึ้น นี่เป็นเพราะ Outlook กำลังติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange เพื่อขอข้อมูลในไฟล์ของคุณ (ซึ่งคำนวณได้ทันที) จากนั้นดาวน์โหลดและแสดงผลลัพธ์.

ทุกครั้งที่คุณเปิดแท็บนี้การดึงข้อมูลจะเร็วขึ้นมากเนื่องจาก Exchange จะต้องทำการวิเคราะห์ที่แตกต่างกันและโฟลเดอร์ส่วนใหญ่จะไม่เปลี่ยนขนาดที่มากนัก เมื่อโหลดแท็บแล้วคุณจะเห็นขนาดโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange สิ่งนี้อาจไม่เหมือนกับขนาดในแท็บ Local Data เนื่องจาก Outlook ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดข้อความทั้งหมดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ.

ตัวอย่างเช่นบนแท็บ Local Data ของฉันขนาดรวมของโฟลเดอร์เก็บถาวรคือ 116805 kb แต่บนแท็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ขนาดรวมคือ 363399 kb-a ความแตกต่างของ 246594 kb (265 MB) นั่นเป็นจดหมายจำนวนมากที่มองไม่เห็นในข้อมูลท้องถิ่น เกิดอะไรขึ้น?

ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะเก็บจดหมายจำนวนหนึ่งไว้ในไคลเอ็นต์ในพื้นที่ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ใช้พื้นที่มากเกินไป สำหรับคอมพิวเตอร์ที่มีฮาร์ดดิสก์ขนาดใหญ่กว่า 64GB (ซึ่งส่วนใหญ่เป็นปัจจุบัน) Outlook จะเก็บอีเมลจากปีที่แล้วในคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น อีเมลที่เก่ากว่าจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลและคุณสามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถดาวน์โหลดอีเมลที่เก่ากว่าและเปลี่ยนค่าเริ่มต้นนี้หากคุณต้องการ โปรดทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเพื่อให้ดาวน์โหลดได้ น้อยกว่า เมลเช่นกันดังนั้นหากคุณกำลังดิ้นรนหาที่ว่างคุณอาจต้องการเปลี่ยนค่าเริ่มต้นจาก 1 ปีเป็น 6 เดือน (หรือน้อยกว่า).

(หมายเหตุ: นี่จะมีผลกับบัญชีที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange เช่น Hotmail, live.com, O365 และบัญชี บริษัท บางบัญชีเท่านั้นหากคุณใช้ Outlook เพื่อดาวน์โหลดจดหมายจากผู้ให้บริการรายอื่นเช่น Google หรือ Yahoo การตั้งค่านี้จะถูกละเว้นและทั้งหมด ดาวน์โหลดเมลแล้ว)

เมื่อคุณทราบว่าโฟลเดอร์ของคุณมีข้อมูลจำนวนเท่าใดคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณล้างข้อมูล.

ค้นหาจดหมายเก่าหรือจดหมายขนาดใหญ่

หากคุณมีจดหมายในโฟลเดอร์ต่าง ๆ มากมายคุณสามารถค้นหาจดหมายทั้งฉบับที่เก่ากว่าหรือใหญ่กว่าได้.

สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณต้องการค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่คุณสามารถลบหรือย้ายจาก Outlook ไปยังฮาร์ดไดรฟ์หรือบริการคลาวด์ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการค้นหาอีเมลทั้งหมดที่มีขนาดเกิน 5 MB คุณสามารถเปลี่ยนฟิลด์“ ค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า” เป็น 5,000 kb แล้วคลิกปุ่ม "ค้นหา".

แผงการค้นหา Outlook มาตรฐานกลับมาพร้อมกับรายการอีเมลที่มีขนาดอย่างน้อย 5 MB.

ผลลัพธ์เหล่านี้ส่งคืนอีเมลเท่านั้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนฟิลด์ "ค้นหา" เป็นไฟล์ประเภทใดก็ได้หากคุณต้องการเพิ่มจำนวนสุทธิ.

จากผลการค้นหาคุณสามารถเปิดอีเมลแต่ละรายการแล้วลบออกหรือลบไฟล์แนบ อย่าลืมบันทึกไฟล์แนบก่อนที่จะลบหรือลบถ้าคุณต้องการบันทึก.

เปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับทุก ๆ โฟลเดอร์ใน Outlook สิ่งที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้เป็นส่วนหนึ่งของการมองที่กว้างขึ้นเพื่อให้ Outlook ทำงานได้อย่างราบรื่น หากคุณตั้งค่ากฎการเก็บถาวรอัตโนมัติคุณสามารถเริ่มใช้กฎใหม่ได้ในการล้างข้อมูลกล่องจดหมายด้วยการคลิกปุ่ม“ เก็บถาวรอัตโนมัติ”.

กระบวนการนี้จะดำเนินการผ่านโฟลเดอร์ทั้งหมดใน Outlook และใช้กฎการเก็บถาวรอัตโนมัติใด ๆ ที่คุณได้ตั้งค่าไว้ หากคุณไม่ได้ตั้งค่าใด ๆ คุณอาจกังวลเกี่ยวกับการกดปุ่มนี้โดยไม่ตั้งใจ แต่ไม่ต้องกังวล - กฎการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้นคือการไม่ทำอะไรเลย.

ดูและล้างรายการที่ถูกลบ

หากคุณต้องการที่จะ“ soft delete” เมลของคุณโดยการย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบและคุณไม่ค่อยจะว่างเปล่าตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับคุณ.

บันทึก: บางคนชอบที่จะใช้โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของพวกเขาเป็นประเภทของการเก็บถาวรการโยนสิ่งต่าง ๆ ในนั้นและไม่เคยล้างโฟลเดอร์ ไม่ใช่ความคิดที่ดีเพราะมีหลายวิธีที่คุณสามารถล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบได้ง่ายเกินไป หากคุณต้องการเก็บข้อความให้ตั้งค่าการเก็บถาวรแทน!

คลิก "ดูขนาดรายการที่ถูกลบ" เพื่อดูว่ารายการที่ถูกลบของคุณมีพื้นที่ว่างเท่าใดจากนั้นสูดหายใจเข้าลึก ๆ แล้วคลิก "ล้างข้อมูล"

นี่จะเป็นการลบรายการทั้งหมดออกจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ หากนั่นทำให้คุณกลัวโดยทั้งหมดใช้เวลาสักครู่เพื่อย้ายอีเมลสำคัญใด ๆ ลงในที่เก็บถาวรของคุณก่อน แต่คุณควรล้างรายการที่ถูกลบอย่างสม่ำเสมอและ ไม่ ใช้เป็นไฟล์เก็บถาวร.

ดูและลบเมลที่ขัดแย้ง

ตัวเลือกสุดท้ายในการล้างข้อมูลกล่องจดหมายคือการลบข้อความที่ขัดแย้ง นี่คืออีเมลที่ Outlook คิดว่าขัดแย้งกับอีเมลปัจจุบันเนื่องจากมีข้อมูลส่วนหัวเหมือนกัน โดยปกตินี่เป็นเพราะปัญหาการซิงค์ชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange และคุณควรจะสามารถลบอีเมลเหล่านี้ได้โดยไม่มีปัญหา หากต้องการดูว่าคุณมีอีเมลในโฟลเดอร์ Conflict หรือไม่ให้คลิกปุ่ม” ดูขนาดความขัดแย้ง” เพื่อดูรุ่นขนาดที่กรองของหน้าต่างขนาดโฟลเดอร์.

หากมีอีเมลอยู่ให้ปิดหน้าต่างขนาดโฟลเดอร์จากนั้นคลิกปุ่ม“ ลบ” ในหน้าต่างการล้างข้อมูลกล่องจดหมาย.

นั่นคือเครื่องมือล้างกล่องจดหมาย ไม่ฉูดฉาดโดยเฉพาะ แต่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์.