วิธีใช้กฎเพื่อจัดการอีเมล Outlook.com ของคุณ

หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook.com คุณอาจสนใจที่จะรู้ว่าการตั้งค่ากฎเพื่อจัดการอีเมลขาเข้าและขาออกของคุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก.

กฎคืออะไร?

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดกฎ Outlook คือการกระทำที่บัญชีอีเมลของคุณจะดำเนินการโดยอัตโนมัติตามหลักเกณฑ์ที่คุณระบุ มีกฎหลักสองประเภทที่คุณสามารถสร้างได้ เหล่านี้เป็นกฎขององค์กรและกฎตามการแจ้งเตือน กฎเหล่านี้จะไม่ย้อนหลังซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะใช้กับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น.

1. จัดระเบียบอีเมลของคุณ - กฎเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บและจัดระเบียบข้อความตามผู้ส่งคำสำคัญหัวเรื่องและโฟลเดอร์ในบัญชี Outlook ของคุณ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับการวางอีเมลในโฟลเดอร์หรือหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง.
2. เป็นปัจจุบัน - กฎเหล่านี้จะส่งการแจ้งเตือนตามข้อความขาเข้าของคุณ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนอีเมลใหม่ไปยังอุปกรณ์มือถือของคุณ.

การสร้างกฎใหม่ใน Outlook.com

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมล Outlook.com ของคุณแล้วให้คลิกที่ปุ่ม“ การตั้งค่า” จากนั้นเลือกตัวเลือก“ จัดการกฎ” เพื่อสร้างกฎใหม่.

ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม "ใหม่" เพื่อสร้างกฎข้อแรกของคุณ อย่างที่คุณเห็นมีสองส่วนหลัก ทางด้านซ้ายคุณจะกำหนดเงื่อนไขหรือเงื่อนไขหลายข้อเพื่อระบุอีเมลที่จะใช้กฎใหม่ของคุณ ด้านขวาเป็นที่ที่คุณจะกำหนดว่า Outlook จะทำอะไรกับอีเมลของคุณ.

สำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือกสองในเก้าเงื่อนไขที่อีเมลจะต้องปฏิบัติตามรวมถึงสองในแปดการกระทำ.

การกระทำตามเงื่อนไข

เราจะคลิกที่ลิงค์เงื่อนไขเพื่อเพิ่มเงื่อนไขที่สอง ให้เราบอกว่าอีเมลใด ๆ จาก "[email protected]" ที่มีคำว่า "apple" ในหัวเรื่องควรถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "Apple Emails" และจะต้องจัดอยู่ในหมวดหมู่ "สำคัญ !!!"

ทำสิ่งนี้โดยการแก้ไขกฎของคุณจนทั้งสองส่วนมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง.

สุดท้ายคลิกที่ "สร้างกฎ" และปล่อยให้มันมีผล นับจากนี้ไปอีเมลใด ๆ จาก [email protected] ที่มีคำว่า apple อยู่ในนั้นจะถูกจัดให้มีความสำคัญและย้ายไปยังโฟลเดอร์“ Apple Email” ของคุณ.

หากคุณต้องการแก้ไขกฎที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่กฎและแก้ไขในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น หากต้องการลบกฎเพียงคลิกที่ถังขยะขนาดเล็กถัดจากกฎ.

สร้างกฎจากข้อความอีเมล์

หน้า“ จัดการกฎ” ไม่ใช่วิธีเดียวในการสร้างกฎสำหรับอีเมลของคุณ หรือถ้าคุณต้องการสร้างกฎตามอีเมลที่คุณได้รับเพียงแค่ค้นหามันในกล่องขาเข้าของคุณและคลิกขวาที่กฎ จากนั้นเลือกตัวเลือก“ สร้างกฎ”.

หรือคุณสามารถคลิกที่อีเมลเพื่อเปิดและสร้างกฎโดยเลือกตัวเลือกจาก“ เมนูขยาย”

เมื่อคุณทำสิ่งนี้แล้วคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปดังที่แสดงด้านล่างซึ่งคุณสามารถปรับแต่งกฎได้ตามต้องการ.

การจัดระเบียบกฎของคุณ

สิ่งสำคัญคือให้จำไว้ว่า Outlook.com จะเลือกกฎที่คุณกำหนดและใช้งานโดยอัตโนมัติตามลำดับที่ปรากฏในรายการกฎของคุณ นี่คือเหตุผลที่เป็นสิ่งสำคัญในการจัดระเบียบกฎของคุณตามลำดับความสำคัญ เพียงคลิกที่ลูกศรขึ้นและลงถัดจากกฎเพื่อจัดเรียงตามต้องการ.

ข้อ จำกัด ของกฎ

เมื่อคุณรู้วิธีการสร้างและจัดระเบียบกฎแล้วคุณต้องรู้ว่ายังมีข้อ จำกัด บางอย่างสำหรับกฎใน Outlook.com Web App มีการ จำกัด จำนวนกฎที่คุณสามารถสร้างได้ ด้วยเหตุผลบางอย่างคุณได้รับการจัดสรร 64 KB สำหรับกฎ Outlook.com ของคุณเท่านั้น ไม่มีคำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนกฎที่คุณสามารถสร้างได้เนื่องจากขนาดของกฎจะแตกต่างกันไปตามความยาวของกฎและจำนวนเงื่อนไขและการกระทำที่คุณกำหนดไว้ เมื่อคุณถึงขีด จำกัด Outlook.com จะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณไม่สามารถสร้างกฎได้อีก นี่คือเมื่อคุณจะต้องรวมกฎหรือลบกฎเดิมที่ไม่ต้องการอีกต่อไป.

นอกจากข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนของกฎที่คุณได้รับอนุญาตให้สร้างหากคุณใช้แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป Microsoft Outlook กับกฎคุณอาจได้รับคำเตือนว่ากฎของคุณขัดแย้งกับกฎในแอปเดสก์ท็อป คุณจะต้องตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถปิดการใช้งานกฎที่ขัดแย้งกันหรือลบทิ้งหากจำเป็น.

ขอแสดงความยินดีตอนนี้คุณรู้ทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างการจัดการและการใช้กฎใน Microsoft Outlook Web App สนุกกับการจัดการการสื่อสารดิจิทัลของคุณอย่างง่ายดายบน Outlook.com.