ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อทำให้ข้อความ Outlook สำคัญโดดเด่น
Outlook ช่วยให้คุณสร้างและกำหนดมุมมองโฟลเดอร์ได้หลายวิธีเช่นการเพิ่มและลบคอลัมน์หรือการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับข้อความ คุณยังสามารถใช้กฎเพื่อทำให้ Outlook แสดงข้อความในรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามคุณสมบัติของพวกเขา (เช่นผู้ส่ง, หัวเรื่องหรือการประทับเวลา) สิ่งนี้เรียกว่า การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข. ลองมาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร.
ปรับปรุง: หนึ่งในผู้อ่านของเราได้ทราบว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนั้นมีเฉพาะในเวอร์ชัน Windows ของ Outlook และ ไม่ รุ่น macOS ขอบคุณคริสตี้!
เริ่มต้นใช้งาน
หากต้องการเริ่มต้นตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้ไปที่มุมมอง> ดูการตั้งค่า.
นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงการตั้งค่ามุมมองขั้นสูงโดยคลิกขวาที่หัวโฟลเดอร์และเลือกคำสั่ง“ ดูการตั้งค่า”.
หน้าต่างการตั้งค่ามุมมองขั้นสูงให้คุณปรับแต่งมุมมองโฟลเดอร์ คลิกปุ่ม“ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”.
นี่จะนำคุณไปยังหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณจะใช้เพื่อตั้งค่ากฎที่แตกต่างกันสำหรับวิธีการจัดรูปแบบข้อความ.
รายการที่แสดงในรายการ“ กฎสำหรับมุมมองนี้” เป็นกฎเริ่มต้นที่มาพร้อมกับมุมมองโฟลเดอร์ที่ไม่ได้กำหนดเอง ตัวอย่างเช่นคุณจะเห็นว่า“ ข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน” แสดงเป็นแบบอักษร Segoe UI ที่เป็นตัวหนาสีน้ำเงินที่มีขนาด 11 คะแนน.
กฎทำงานอย่างไร
"กฎ" เป็นเงื่อนไขที่ข้อความจะต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ Outlook สามารถใช้การจัดรูปแบบได้ ในกฎเริ่มต้นตัวอย่างเช่นกฎ“ ข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน” จะเปิดใช้งานเมื่อข้อความถูกทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน เมื่อเปิดใช้งานกฎนั้น Outlook จะใช้แบบอักษร Segoe UI ที่มีตัวหนาสีน้ำเงิน 11 จุดเพื่อแสดง.
Outlook ใช้กฎตามลำดับจากด้านบนของรายการ กฎที่สูงขึ้นในรายการจะมีความสำคัญเหนือกว่ากฎที่ต่ำลง วิธีนี้ใช้งานได้จริง สมมติว่าคุณมีกฎสองข้อกฎข้อหนึ่งอยู่ด้านบนสุดของรายการที่เปลี่ยนแบบอักษรเป็นสีเขียวและอีกอันหนึ่งที่ต่ำลงในรายการที่เปลี่ยนแบบอักษรเป็นสีแดง หากข้อความตรงกับเงื่อนไขของกฎทั้งสองแบบอักษรจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวเนื่องจากกฎนั้นสูงกว่าในรายการ - กฎที่ตั้งค่าแบบอักษรเป็นสีแดงจะถูกละเว้น.
ด้วยกฎเริ่มต้นคุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรได้เท่านั้น คุณไม่สามารถลบกฎเริ่มต้นหรือย้ายคำสั่งซื้อหรือเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสำหรับกฎ คุณสามารถปิดกฎเริ่มต้นได้โดยยกเลิกการเลือกในรายการ“ กฎสำหรับมุมมองนี้”.
วิธีเพิ่มกฎใหม่
ในหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคลิกปุ่ม "เพิ่ม" กฎใหม่ที่ชื่อว่า“ ไม่มีชื่อ” จะถูกเพิ่มลงในรายการ ตั้งชื่อกฎของคุณแล้วคลิกปุ่ม "เงื่อนไข".
หน้าต่างตัวกรองช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับเงื่อนไขหรือเงื่อนไขที่ว่าเมลจะต้องมีการจัดรูปแบบ.
เราจะใช้ตัวอย่างง่ายๆที่นี่และให้ค้นหาข้อความที่ส่งโดย "Rob Woodgate" และมีคำว่า "Outlook" ในฟิลด์หัวเรื่อง.
ในการดำเนินการนี้ให้คลิกปุ่ม“ จาก” ซึ่งเปิดสมุดที่อยู่และเลือกผู้ติดต่อ.
จากนั้นเราเพิ่ม“ Outlook” ลงในช่อง“ ค้นหาคำ” เพื่อให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก“ หัวเรื่องฟิลด์เท่านั้น” จากรายการแบบเลื่อนลง“ ใน” คลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.
กลับไปที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคลิกปุ่ม“ แบบอักษร”.
เราจะสร้างข้อความที่ตรงกับตัวกรองที่เราตั้งค่าให้แสดงเป็นสีม่วงและหนา ตั้งค่าของคุณเองตามที่คุณต้องการคลิกปุ่ม“ ตกลง” คลิก“ ตกลง” อีกครั้งเพื่อปิดหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจากนั้นอีกครั้งหนึ่งเพื่อปิดหน้าต่างการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง.
กฎจะถูกนำไปใช้ทันที คุณสามารถดูด้านล่างว่าข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขของเราเป็นตัวหนาและสีม่วง.
นี่เป็นเพียงตัวอย่างง่ายๆ - คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขจำนวนมากได้แม้กระทั่งเงื่อนไขที่ซับซ้อนมาก กลับไปที่หน้าต่างตัวกรองคุณสามารถสลับไปที่แท็บ“ ตัวเลือกเพิ่มเติม” เพื่อดูเงื่อนไขเพิ่มเติมที่คุณสามารถเลือกได้.
ที่นี่คุณสามารถเลือกจับคู่ข้อความว่า:
- มันถูกกำหนดหมวดหมู่เฉพาะ
- มันอ่านหรือยังไม่ได้อ่าน
- มันมีสิ่งที่แนบมาหรือไม่มีสิ่งที่แนบมา
- มันถูกทำเครื่องหมายว่าสูงปกติหรือลำดับความสำคัญต่ำ
- มันถูกตั้งค่าสถานะโดยคุณโดยคนอื่นโดยไม่มีใครหรือทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
- ข้อความที่คุณกำลังค้นหาต้องการให้ตรงกับกรณีและปัญหา
- มันเป็นขนาดที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าหรือเล็กกว่าขนาดที่เฉพาะเจาะจงหรือระหว่างสองขนาด
สลับไปที่แท็บ "ขั้นสูง" และคุณสามารถสร้างเงื่อนไขที่ซับซ้อน.
แท็บขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถเลือกฟิลด์ใดก็ได้จากที่ใดก็ได้ใน Outlook และเลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการจับคู่ สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องง่ายเช่นการจับคู่ผู้ส่งกับที่อยู่ที่แน่นอน แต่คุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก สมมติว่าคุณต้องการให้กฎตรงกับอีเมลที่คุณได้รับ คลิกปุ่ม“ ฟิลด์” ชี้ไปที่“ ฟิลด์วันที่ / เวลา” จากนั้นคลิกตัวเลือก“ ได้รับแล้ว”.
คลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ เงื่อนไข” เพื่อเลือกสภาพของคุณ.
ตัวเลือกนั้นยิ่งใหญ่กว่าที่คุณคาดหวัง:
- ทุกที่ทุกเวลา
- เมื่อวาน
- ในวันนี้
- วันพรุ่งนี้
- ใน 7 วันล่าสุด
- ในอีก 7 วันข้างหน้า
- อาทิตย์ที่แล้ว
- ในสัปดาห์นี้
- สัปดาห์หน้า
- เดือนที่แล้ว
- เดือนนี้
- เดือนหน้า
- บน
- ในหรือหลัง
- ในหรือก่อน
- ระหว่าง
- ที่มีอยู่
- ไม่ได้อยู่
และฟิลด์อื่น ๆ ที่คุณสามารถเลือกเสนอตัวเลือกจำนวนใกล้เคียงกัน.
เลือกเงื่อนไขของคุณเพิ่มค่าและคลิกปุ่ม“ เพิ่มในรายการ”.
คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขลงในรายการได้มากเท่าที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณทราบถึงจำนวนฟิลด์ที่มีให้ที่นี่ดูเพียงเมนู“ ฟิลด์เมลทั้งหมด”.
เมนู "เขตข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมด" มีตัวเลือกมากกว่าสี่คอลัมน์ซึ่งหลาย ๆ ตัวเลือกเราไม่สามารถใส่ลงในภาพหน้าจอที่เหมาะสมได้ ดังนั้นเราจะไม่ผ่านแต่ละเขตข้อมูลและเงื่อนไข แต่ตอนนี้คุณรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและวิธีการใช้งาน.
คุณสามารถตั้งค่าหลายเงื่อนไขในกฎเพื่อให้ได้สิ่งต่าง ๆ ตามที่คุณต้องการ ต้องการให้ Outlook แสดงข้อความในแบบอักษร 16pt สีแดงหากข้อความนั้นมาจากผู้ติดต่อบางรายที่ได้รับในเจ็ดวันที่ผ่านมามีคำเฉพาะในหัวเรื่อง, และ รวมไฟล์แนบหรือไม่ ไม่ใช่ปัญหา.
วิธีการลบกฎ
หากคุณสร้างกฎแล้วและไม่ต้องการกฎอีกต่อไปมันง่ายที่จะลบ ในหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้เลือกกฎที่คุณต้องการลบและคลิกปุ่ม "ลบ" โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถลบกฎที่คุณสร้างไว้เท่านั้นไม่ใช่กฎเริ่มต้นที่มีอยู่แล้วของ Outlook.
คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขได้มากเท่าที่คุณต้องการและมีกฎได้มากเท่าที่คุณต้องการ และอย่างที่เราแสดงให้คุณเห็นก่อนหน้านี้เมื่อคุณมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตั้งค่าตามที่คุณต้องการจากนั้นคุณสามารถคัดลอกมุมมองไปยังโฟลเดอร์อื่นหรือไปยังโฟลเดอร์ทั้งหมดหากคุณต้องการ.
