จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

หากคุณคุ้นเคยกับการใช้ Excel เวอร์ชันเก่าตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel 2007, 2010 และ 2013 จะทำให้คุณประหลาดใจ เหตุใดคุณจึงต้องการรบกวนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ต่อไปนี้เป็นเหตุผลสองประการที่ฉันชอบใช้คุณลักษณะนี้ของ Excel:

1. เพื่อให้ข้อมูลของคุณดึงดูดสายตามากขึ้น.

2. เพื่อให้สเปรดชีตของคุณเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น.

3. เพื่อระบุตัวเลขบางประเภทเพื่อช่วยในการแก้ปัญหา.

4. เพื่อช่วยคุณในการดึงข้อสรุปจากข้อมูลของคุณ.

5. เพื่อแสดงให้ผู้ใช้เห็นว่า "ดี" หรือ "ไม่ดี" กับผู้ใช้โดยใช้สีเขียวและสีแดง.

ตอนนี้คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อจัดรูปแบบทุกเซลล์ในช่วงตามเกณฑ์ของคุณเอง (และมีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมายให้เลือก) ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีแผ่นกำไรและคุณต้องการรหัสสีผลกำไรทั้งหมดมากกว่า $ 200 เป็นสีเขียวและกำไรทั้งหมดน้อยกว่า $ 200 เป็นสีเหลืองและการสูญเสียทั้งหมดเป็นสีแดงคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อทำงานทั้งหมดให้คุณได้อย่างรวดเร็ว.

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย - ในขณะที่ยังสามารถแยกแยะข้อมูลประเภทต่าง ๆ ได้ คุณสามารถสร้างกฎสำหรับตัวเลือกการจัดรูปแบบที่จะช่วยให้ Microsoft Excel จัดรูปแบบอัตโนมัติสำหรับคุณ คุณต้องทำตามสามขั้นตอนจริงๆเท่านั้น.

ขั้นตอนที่ 1: เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ.

ขั้นตอนที่ 2: คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ภายใต้ปุ่มโฮมเมนูส่วนสไตล์.

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกฎของคุณ มี เน้นกฎของเซลล์ และ กฎด้านบน / ล่าง ที่ด้านบนที่ให้คุณเปรียบเทียบกับค่าต่างๆ สำหรับตัวอย่างนี้เรากำหนดสามกฎ อย่างแรกก็คือค่าใด ๆ ที่มากกว่า $ 200 เป็นสีเขียว.

เป็นที่น่าสังเกตว่ามีเพียงส่วนของกฎเซลล์ไฮไลต์เท่านั้นที่สามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบชุดข้อมูลกับชุดข้อมูลอื่นได้ ทุกอย่างอื่นจะใช้ชุดข้อมูลเดียวที่คุณได้เน้นและเปรียบเทียบค่ากับชุดข้อมูลอื่น ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้กฎ Greater Than ฉันสามารถเปรียบเทียบค่าจาก A1 ถึง A20 กับตัวเลขที่ระบุหรือฉันสามารถเปรียบเทียบ A1 กับ A20 กับ B1 กับ B20.

ใช้ตรรกะเดียวกันกับกฎข้อที่สองและสาม กฎข้อที่สองคือสิ่งใดระหว่าง $ 0 ถึง $ 200 ถูกจัดรูปแบบเป็นสีเหลือง กฎข้อที่สามคือสิ่งที่น้อยกว่า $ 0 ถูกจัดรูปแบบสีแดง นี่คือลักษณะของสเปรดชีตที่เสร็จแล้วบางส่วน.

หากคุณไม่ชอบตัวเลือกการจัดรูปแบบเหล่านี้ Excel มีตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ ๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแทรกไอคอนเช่นลูกศรสี (ชุดไอคอน) แผนภูมิแท่งเหมือนในตัวอย่างที่สอง (แถบข้อมูล) หรือแม้กระทั่งช่วงของสีที่เลือกโดยอัตโนมัติเช่นในตัวอย่างล่าสุด (เครื่องชั่งสี) สามตัวเลือกเหล่านี้เปรียบเทียบค่าจากชุดข้อมูลเดียวกันเท่านั้น หากคุณเลือก A1 ถึง A20 มันจะเปรียบเทียบค่าเหล่านั้นกับค่าอื่น ๆ เท่านั้น.

หากคุณตัดสินใจในภายหลังว่าคุณไม่ต้องการให้เซลล์ของคุณมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสิ่งที่คุณต้องทำคือล้างการจัดรูปแบบ หากต้องการทำสิ่งนี้ให้เลือกปุ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและเลือก ล้างกฎ. จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการล้างกฎจากเฉพาะเซลล์ที่เลือกหรือจากทั้งแผ่นงาน.

นอกจากนี้หากคุณสร้างกฎหลายข้อคุณอาจลืมกฎที่คุณใช้กับเซลล์ใด เนื่องจากคุณสามารถใช้กฎจำนวนมากกับเซลล์ชุดเดียวกันจึงอาจสร้างความสับสนโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนสร้างสเปรดชีต หากต้องการดูกฎทั้งหมดคลิกที่ปุ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแล้วคลิกที่ จัดการกฎ.

เมื่อคุณมีกฎมากกว่าหนึ่งกฎที่นำไปใช้กับช่วงของเซลล์เดียวกันกฎจะได้รับการประเมินตามลำดับความสำคัญสูงกว่าถึงความสำคัญต่ำกว่า โดยค่าเริ่มต้นกฎล่าสุดที่เพิ่มจะมีลำดับความสำคัญสูงกว่า คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกที่กฎแล้วใช้ปุ่มลูกศรขึ้นและลงเพื่อเปลี่ยนลำดับ นอกจากนี้คุณสามารถคลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนสุดและดูกฎสำหรับการเลือกปัจจุบันหรือสำหรับแต่ละแผ่นงานในสมุดงาน.

นอกจากนี้ยังมีช่องทำเครื่องหมายที่เรียกว่า หยุดถ้าเป็นจริง, ซึ่งฉันจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่เพราะมันค่อนข้างซับซ้อน อย่างไรก็ตามคุณสามารถอ่านโพสต์นี้จาก Microsoft ที่อธิบายได้อย่างละเอียด.

ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ Excel 2010

ทุกอย่างนั้นเหมือนกันใน Excel 2010 เมื่อพูดถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่รวมอยู่ใน Excel 2007 อย่างไรก็ตามมีคุณลักษณะใหม่หนึ่งอย่างที่ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น.

ก่อนหน้านี้ฉันได้พูดไปแล้วว่า เน้นกฎของเซลล์ ส่วนให้คุณเปรียบเทียบชุดข้อมูลหนึ่งชุดกับชุดข้อมูลอื่นในสเปรดชีตเดียวกัน ในปี 2010 ตอนนี้คุณสามารถอ้างอิงแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน หากคุณพยายามทำสิ่งนี้ใน Excel 2007 มันจะให้คุณเลือกข้อมูลจากแผ่นงานอื่น แต่จะให้ข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อคุณพยายามคลิกตกลงในตอนท้าย.

ใน Excel 2010 คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ แต่มันค่อนข้างยุ่งยากดังนั้นฉันจะอธิบายทีละขั้นตอน สมมติว่าฉันมีแผ่นงานสองแผ่นและในแต่ละแผ่นฉันมีข้อมูลตั้งแต่ B2 ถึง B12 เพื่อหาผลกำไร ถ้าฉันต้องการดูว่าค่าใดใน B2 ถึง B12 จากชีต 1 มีค่ามากกว่า B2 ถึง B12 ของชีต 2 ฉันจะเลือกค่า B2 ถึง B12 ในชีต 1 ก่อนจากนั้นคลิกที่ ดีกว่า ภายใต้กฎของเซลล์ไฮไลต์.

ตอนนี้คลิกที่ปุ่มอ้างอิงเซลล์ที่ฉันได้แสดงไว้ข้างต้น กล่องจะเปลี่ยนและไอคอนเคอร์เซอร์จะกลายเป็นกากบาทสีขาว ตอนนี้ไปข้างหน้าและคลิกที่แผ่น 2 และเลือก เท่านั้น เซลล์ B2 ทำ ไม่ เลือกช่วงทั้งหมดของ B2 ถึง B12.

คุณจะเห็นว่ากล่องนี้มีค่าเป็น = Sheet2! $ B $ 2. เราจะต้องเปลี่ยนสิ่งนี้เป็น = Sheet2! $ B2. โดยทั่วไปเพียงแค่กำจัด $ ที่มาก่อน 2 ซึ่งจะทำให้คอลัมน์คงที่ แต่อนุญาตให้หมายเลขแถวเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามมันจะไม่เพียง แต่ให้คุณเลือกช่วงทั้งหมด.

คลิกที่ปุ่มอ้างอิงเซลล์อีกครั้งจากนั้นคลิกตกลง ตอนนี้ค่าในชีต 1 ที่มากกว่าแผ่น 2 จะถูกจัดรูปแบบตามตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณเลือก.

หวังว่าทุกอย่างสมเหตุสมผล! เมื่อดูที่ Excel 2013 ดูเหมือนจะไม่มีฟีเจอร์ใหม่ใด ๆ ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เป็นเคล็ดลับสุดท้ายหากคุณรู้สึกว่ากฎเริ่มต้นไม่ตรงกับสิ่งที่คุณพยายามทำสำเร็จคุณสามารถคลิก ใหม่กฎ ตัวเลือกและเริ่มต้นจากศูนย์ มีอะไรดีเกี่ยวกับการสร้างกฎใหม่คือคุณสามารถใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบซึ่งมีประสิทธิภาพมาก.

แม้ว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะดูค่อนข้างง่ายและเรียบง่ายบนพื้นผิว แต่มันก็ค่อนข้างซับซ้อนขึ้นอยู่กับข้อมูลและความต้องการของคุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ อย่าลังเลที่จะโพสต์ความคิดเห็น สนุก!