5 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการควบคุมไฟล์ของคุณ

คอมพิวเตอร์ของคุณเป็นป่าดิจิตอล มันง่ายมากที่จะใช้สถานที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบและเปลี่ยนมันให้เป็นระเบียบ มีไฟล์มากเกินไปและพวกมันอยู่ทั่วทุกแห่ง ออกแบบไฟล์ที่คุณต้องการไม่สามารถค้นหาได้ ดังนั้นคุณจะป้องกันไม่ให้ไฟล์ของคุณหลุดพ้นจากการควบคุมได้อย่างไร คุณโชคดีเพราะมี 5 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการควบคุมไฟล์ของคุณ.

แต่ก่อนอื่น: เหตุใดคอมพิวเตอร์และไฟล์ออกแบบของเราจึงไม่สามารถควบคุมได้อย่างง่ายดาย ด้วยเหตุผลเดียวกันหลายคนมีห้องยุ่งและตู้เสื้อผ้าที่ไม่เป็นระเบียบและพื้นที่ทำงานทางกายภาพ ยกเว้นการคูณด้วย 100 เนื่องจากมันง่ายมากที่จะสร้างไฟล์ออกแบบคอมพิวเตอร์ที่ไม่ใช้พื้นที่ทางกายภาพ.

โชคดีที่มันไม่ยากที่จะทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณและออกแบบไฟล์ภายใต้การควบคุม เพิ่มความรู้สึกที่มีอยู่ทั่วไปผสมกับความมีวินัยในตนเองและทำซ้ำทำซ้ำทำซ้ำ ไม่ต้องกังวล - ฟังดูเหมือนจะทำงานได้มากกว่าที่เป็นอยู่ เพียงเท่ากันในการแปรงฟัน: เมื่อคุณติดนิสัยในการทำสิ่งเหล่านี้คุณจะไม่สังเกตเห็นเลย คุณเพียงแค่ทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณและออกแบบไฟล์ภายใต้การควบคุม.

เอาล่ะโดยไม่ต้องกังวลใจต่อไปนี่คือ 5 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการควบคุมไฟล์ของคุณ.

1. ลบไฟล์เก่าและไฟล์ที่ไม่จำเป็นอย่างไร้ความปราณี

(รูปภาพโดย Mixy Lorenzo)

อันนี้อาจดูเหมือนว่าหน้าผากตบชัดเจน แต่บางครั้งขั้นตอนสามัญสำนึกที่สุดจะถูกมองข้าม ลืมซอฟท์แวร์การผลิตใด ๆ และขั้นตอนการสตรีมไฟล์และกระแสการผลิตแบบ pat-on-the-back อื่น ๆ : ลบไฟล์เก่าและไม่จำเป็น.

มันเหมือนกับการทำความสะอาดห้องของคุณหรือจัดการไฟล์ทางกายภาพของคุณ คุณผ่านสิ่งต่าง ๆ ของคุณและเมื่อคุณดูรายการคุณจะตัดสินใจ: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับสิ่งที่สำคัญหรือไม่ ถ้าไม่คุณจะทิ้งมันไปอย่างไร้ความปราณี. นั่นคือ วิธีการจัดระเบียบของคุณ: โดยลดจำนวนสิ่งของที่คุณมีให้เหลือน้อยที่สุด ไม่มีกลอุบายหรือความลับ.

วิธีนี้ไม่แตกต่างกันเมื่อมาถึงไฟล์ออกแบบคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อผ่านไฟล์ของคุณตัดสินใจว่าแต่ละคนยังเกี่ยวข้องกับสิ่งที่สำคัญ หากไม่เป็นเช่นนั้นลบอย่างไร้ความปราณี - คุณไม่ต้องการอีกแล้วและมันก็แค่ทำให้งานของคุณยุ่งเหยิง โดยปกติไฟล์เหล่านี้เป็นไฟล์โครงการเก่าเช่นร่างกราฟิกและการออกแบบก่อนหน้านี้และไฟล์เว็บไซต์ที่ล้าสมัย.

เป็นสิ่งที่ดีและทั้งหมด แต่เมื่อใดที่คุณควรลบไฟล์เก่าและไฟล์ที่ไม่จำเป็นอย่างโหดเหี้ยม? ท้ายที่สุดแล้วทุกคนเกลียดการทำความสะอาดห้องของพวกเขา.

เช่นเดียวกับวิธีที่คุณสามารถลดเวลาในการทำความสะอาดห้องของคุณให้เหลือน้อยที่สุดก็คือการดูแลวัตถุทันทีที่คุณพบมันดังนั้นคุณควรตัดสินใจด้วยว่าคุณต้องการลบไฟล์เมื่อคุณพบมันหรือไม่ ซึ่งนำเราไปสู่อันดับ 2 ...

2. ดำเนินการทันทีกับไฟล์ที่คุณพบ

(ภาพโดย John Britton)

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงการกำหนดเวลาการเรียงลำดับและการทำความสะอาดไฟล์ออกแบบคอมพิวเตอร์ของคุณคือไม่จำเป็น ทุกครั้งที่คุณพบไฟล์ดำเนินการทันทีกับมัน.

แต่คุณไม่ต้องสงสัยเลยว่าเพื่อนหรือสาวที่ยุ่ง คุณมีสิ่งที่ต้องทำสถานที่ที่จะเป็น คุณไม่สามารถทิ้งทุกสิ่งที่คุณทำและดูแลแต่ละไฟล์ที่คุณพบ ดังนั้นคุณจะตัดสินใจเมื่อดำเนินการอย่างไร? ใช้กฎ 5 นาที: หากการดำเนินการทันทีบนไฟล์จะใช้เวลา 5 นาทีหรือน้อยกว่าดูแลมันทันทีที่คุณพบมัน.

ฟังดูคุ้น ๆ ไหม? เป็นเพราะนี่คือ “อิทธิพล” โดยหนังสือยอดนิยมของ David Allen GTD: ทำให้เสร็จ. ในนั้นเขาบอกว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงการสะสมรายการที่ต้องทำนานโดยดูแลงานที่คุณพบทันทีตราบเท่าที่มันจะใช้เวลาไม่เกินนาที.

สิ่งนี้ใช้ได้กับไฟล์ออกแบบคอมพิวเตอร์ของคุณเช่นกัน:

• พบโลโก้ครึ่งสำเร็จรูปหรือไม่ ห่อมันแล้วส่งออกไป.
• เกือบเสร็จแล้วด้วยรหัสชิ้นหนึ่งใช่ไหม ทำมันให้เสร็จ.
• มีกลุ่มของไฟล์ที่คุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการอีกต่อไปหรือไม่ ผ่านพวกเขาตัดสินใจและลบหากจำเป็น.

ดังนั้น # 1 และ # 2 ช่วยให้ไฟล์ของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม แต่มีองค์ประกอบสำคัญอีกอย่างหนึ่งซึ่งก็คือ ...

3. มีโฟลเดอร์ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

(รูปภาพโดย Steve Ryan)

สร้างเพียงไม่กี่โฟลเดอร์สำหรับประเภทงานของคุณและเป็นทั่วไปกับประเภทที่เป็นไปได้ แทนที่จะได้ช่องที่มีโฟลเดอร์จำนวนนับไม่ถ้วนถูกทำลาย (เช่น 'vector' หรือ 'photoshop' หรืออะไรก็ตาม) เพียงแค่มีสิ่งต่าง ๆ เช่น 'โลโก้' และ 'เว็บไซต์' หรือคุณสามารถมีโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโครงการและไฟล์ประเภทใด ๆ ที่เกี่ยวข้องจะมีอยู่ในนั้น.

ทำไมต้องทำเช่นนี้? เหตุผลสองประการ:

1. ไม่มีอัมพาตไม่แน่ใจ: ไฟล์โลโก้สิ่งเว็บไซต์หรือส่วนหนึ่งของโครงการคืออะไร เพียงแค่โยนมันในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องและทำได้ด้วย.
2. ตัวกรองต่อต้านหลายไฟล์มากเกินไป: เมื่อคุณเห็นโฟลเดอร์เต็มไปด้วยไฟล์จำนวนมากเกินไปคุณจะมีแนวโน้มที่จะลบไฟล์เก่าและไม่จำเป็นออกไป คล้ายกับการเห็นสิ่งต่าง ๆ ในห้องของคุณมากเกินไปแทนที่จะซ่อนไว้ในลิ้นชักและห้องอื่น ๆ.

หลีกเลี่ยงการเจาะจงชื่อโฟลเดอร์และหมวดหมู่ด้วย. ยิ่งคุณตั้งชื่อโฟลเดอร์มากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีหมวดหมู่มากขึ้นเท่านั้น และด้วยหมวดหมู่เพิ่มเติมคุณจะต้องตัดสินใจว่าไฟล์ใหม่จะไปที่ใด โอกาสที่มันจะไม่เข้ากับหนึ่งในนั้นดังนั้นคุณจะเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งโดยพลการ จากนั้นเมื่อถึงเวลาที่จะจัดระเบียบไฟล์เพิ่มเติมคุณจะนึกย้อนกลับไปที่หมวดหมู่ที่คุณเลือกด้วยไฟล์ที่คล้ายกันครั้งล่าสุด ไม่พูดถึงไม่ชัดเจนว่ารู้ว่าแต่ละไฟล์อยู่ในประเภทใด.

ทำไมไม่ใช้ระบบการติดแท็ก ถ้าอย่างนั้นคุณสามารถทำได้ด้วยโฟลเดอร์ต่าง ๆ ใช่ไหม? ในทางทฤษฎีสิ่งนี้ควรใช้งานได้ แต่ในความเป็นจริงมันจะสนับสนุนให้คุณสร้างและเก็บไฟล์มากเกินไป.

นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้น:

1. คุณแท็กไฟล์เริ่มต้นของคุณรู้สึกดีที่คุณจะสามารถค้นหาได้ในภายหลังโดยการค้นหาผ่านแท็ก.
2. คุณมีอิสระในการใช้แท็กโดยการสร้างแท็กจำนวนมากเกินไปซึ่งเจาะจงเกินไป - นี่เป็นเพราะอัมพาตไม่แน่นอนเนื่องจากคุณไม่สามารถเลือกระหว่างสองแท็กและตัดสินใจสร้างแท็กใหม่โดยเฉพาะสำหรับไฟล์นั้น.
3. คุณมีแท็กจำนวนมากจนเกินไปที่จะพบสิ่งต่าง ๆ.
4. สิ่งที่แย่กว่านั้นคือเนื่องจากคุณไม่รู้สึกว่าจำเป็นที่จะต้องรักษาไฟล์ของคุณให้อยู่ในระดับต่ำตอนนี้คุณมีไฟล์มากกว่าที่เห็นในโฟลเดอร์ทั่วไปที่คุณดูอยู่ตลอดเวลา.

4. คุณสมบัติการจัดเรียงอัตโนมัติ

(รูปภาพโดย Mark Sebastian)

คุณสมบัติการจัดการอัตโนมัติ (คิดว่าคุณสมบัติการเปลี่ยนชื่อและเรียงลำดับอัตโนมัติของ iTunes แต่ใช้กับไฟล์ทั้งหมด) เป็นกรรมตามสนองต่อการควบคุมไฟล์ต่างๆ พวกเขาสนับสนุนการสร้างและบันทึกไฟล์แบบเสรี ในขณะที่มันดูดีในตอนแรกยิ่งคุณมีไฟล์มากเท่าไหร่คุณก็จะยิ่งรู้น้อยลงว่าทุกอย่างอยู่ที่ใด.

ทำไมไม่เพียงแค่ลบไฟล์เมื่อมันเก่าหรือไม่จำเป็น? คุณสมบัติการจัดระเบียบอัตโนมัติจะสนับสนุนให้คุณไม่ลบ เรียงจากคุณสมบัติที่ไม่เคยลบเพียงแค่ค้นหาของ Gmail เช่นเดียวกับ แต่แตกต่างจากอีเมลที่คุณมีเนื้อหาประเภทเดียว (ข้อความ) และง่ายต่อการค้นหาไฟล์ของคุณยากที่จะค้นหาด้วยวิธีนี้ ไม่มีวิธีง่ายๆในการค้นหาเนื้อหาโดยเฉพาะไฟล์ภาพและเสียง ดังนั้นสิ่งเดียวที่คุณต้องทำงานคือชื่อไฟล์และอาจมีคำอธิบายเมตาแท็กติดไว้ นั่นเป็นสูตรสำหรับการโอเวอร์โหลดไฟล์.

เมื่อไม่ใช้คุณสมบัติการจัดระเบียบอัตโนมัติคุณจะต้องรับผิดชอบทุกไฟล์ที่คุณสร้าง คุณจะเห็นมันและให้ความสนใจกับมันอย่างน้อยหนึ่งครั้งดังนั้นคุณจะมีความตระหนักมากขึ้นเกี่ยวกับแต่ละไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้สึกดีขึ้นเมื่อไฟล์ของคุณควบคุมไม่ได้และเมื่อคุณต้องการลบอย่างไร้ความปราณี.

5. รวมไฟล์เมื่อเป็นไปได้

(รูปภาพโดย Aldo Gonzalez)

นี่คือหนึ่งที่เรียบง่าย หากคุณสามารถรวมไฟล์อย่างน้อยสองไฟล์เป็นไฟล์เดียวคุณจะมีไฟล์น้อยลง และไฟล์ที่น้อยกว่าจะมีความยุ่งเหยิงน้อยลง.

ข้อดีอีกประการของการรวมไฟล์คือการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการจะง่ายขึ้น ไฟล์ของคุณมีการจัดระเบียบมากขึ้น อย่างไร? โดยปกติคุณจะมีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในไฟล์เดียวดังนั้นไม่จำเป็นต้องค้นหาไฟล์หลายไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเดียวกัน.

คุณจะรวบรวมไฟล์ของคุณอย่างไร?

• สำหรับข้อความเพียงแค่คัดลอก / วางเนื้อหาที่เกี่ยวข้องจากหลายไฟล์ลงในไฟล์ข้อความหลักไฟล์เดียว.
• สำหรับการออกแบบภาพคุณสามารถคัดลอก / วางองค์ประกอบและชุดรูปแบบต่าง ๆ ลงในไฟล์กราฟิกหลักไฟล์เดียว.

แอพกราฟิกหลักและรองทุกรุ่นรองรับเลเยอร์และการติดฉลากและการจัดกลุ่มของพวกเขาดังนั้นใช้ประโยชน์จากมัน อาจเป็นรูปแบบของโลโก้หรือหลายแง่มุมของการออกแบบที่ใหญ่กว่า - ทั้งหมดในไฟล์กราฟิกเดียว.

ได้รับไม่ใช่ไฟล์หรือเนื้อหาทุกประเภทที่สามารถรวมได้ รหัสเช่น ดังนั้นนั่นคือเหตุผลที่กล่าวมาข้างต้น “เมื่อเป็นไปได้” - ทำสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้และจำนวนเงินใด ๆ ที่ช่วยลดจำนวนไฟล์คือกำไรสุทธิ.

เก็บไฟล์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

หวังว่าสิ่งเหล่านี้ 5 วิธีไม่ได้เป็นแค่สื่อลามกเพื่อการทำงาน: สิ่งที่ควรอ่านเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานจริงที่ทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการในชีวิตของคุณ ไม่สิ่งเหล่านี้ถูกเขียนขึ้นโดยมีเจตนาที่จะเป็นสิ่งที่สามารถดำเนินการได้คุณสามารถเริ่มใช้งานได้ในตอนนี้เพื่อป้องกันไม่ให้คอมพิวเตอร์ของคุณและออกแบบไฟล์ไม่สามารถควบคุมได้.

ไม่มีใครอยากจัดระเบียบและจัดการคอมพิวเตอร์และออกแบบไฟล์ของพวกเขา ดังนั้น 5 วิธีนี้จะช่วยคุณสร้างนิสัยที่จะหลีกเลี่ยงไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น และเช่นเดียวกับนิสัยใด ๆ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเริ่มทำมัน.

ในการสรุปนี่คือ 5 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการควบคุมไฟล์ของคุณ:

1. ลบไฟล์เก่าและไฟล์ที่ไม่จำเป็นอย่างไร้ความปราณี
2. ดำเนินการกับไฟล์ที่คุณพบทันที
3. มีโฟลเดอร์ให้น้อยที่สุด
4. เปิดใช้คุณสมบัติการจัดระเบียบอัตโนมัติ
5. รวมไฟล์เมื่อเป็นไปได้

ตาคุณ: วิธีการอื่นช่วยให้คุณรักษาคอมพิวเตอร์และออกแบบไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้การควบคุม?

หมายเหตุจากบรรณาธิการ: โพสต์นี้เขียนโดย Oleg Mokhov สำหรับ Hongkiat.com Oleg Mokhov เป็นนักดนตรีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีมือถือมากที่สุดในโลกผู้ที่ชื่นชอบการออกแบบเว็บและการมองเห็นและเป็นผู้ร่วมก่อตั้งร้านเพลงชั้นนำฟรีค่าลิขสิทธิ์ Soundtrackster.