การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร

เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตสำหรับเอกสารของคุณในบทที่ 1 และร่างเอกสารแรกของคุณได้รับการเขียนแล้วก็ถึงเวลาแก้ไข หากคุณมีหลายคนทำงานร่วมกันในเอกสารคุณสามารถใช้คุณสมบัติติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word เพื่อทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดและใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง.

การนำทางของโรงเรียน

1. ใช้เทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเค้าโครงและการจัดรูปแบบทั่วไป
2. การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร
3. การใช้ความคิดเห็นเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
4. การ จำกัด และปกป้องเอกสารและเทมเพลต
5. การกำหนดเวอร์ชันการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร

เมื่อคุณเปลี่ยนเอกสารโดยเปิด“ ติดตามการเปลี่ยนแปลง” การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่คุณทำกับเอกสารจะแสดงเป็นมาร์กอัปสีผู้ตรวจสอบแต่ละคนจะได้รับสีที่แตกต่างกัน.

ข้อความที่ถูกลบจะไม่หายไป - มีการขีดเส้นใต้และแสดงข้อความที่ขีดเส้นใต้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงถาวรและเลือกที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่าง เราจะแสดงวิธีการยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในภายหลังในบทเรียนนี้.

ในบทนี้เราจะแสดงวิธีเปิดคุณสมบัติ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" และใช้มุมมองที่แตกต่างกัน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตรวจสอบคนอื่นติดตามการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาคุณสามารถล็อคคุณสมบัติ“ ติดตามการเปลี่ยนแปลง” ใน เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้วจะต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เราจะแสดงวิธีการยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ปรับแต่งคุณสมบัติ“ ติดตามการเปลี่ยนแปลง” โดยใช้ตัวเลือกมากมาย.

เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

หากต้องการเปิด“ ติดตามการเปลี่ยนแปลง” ให้คลิกแท็บตรวจสอบแล้วคลิก“ติดตามการเปลี่ยนแปลง”

เมื่อเปิด“ ติดตามการเปลี่ยนแปลง” ปุ่มจะปรากฏขึ้นพร้อมกับพื้นหลังสีน้ำเงิน.

ตอนนี้การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำกับเอกสารจะแสดงเป็นมาร์กอัปสี.

เปลี่ยนมุมมองมาร์กอัปและซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

เมื่อคุณเปิด "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" จะมีวิธีต่างๆในการดูมาร์กอัป มุมมอง "มาร์กอัปทั้งหมด" แสดงการแก้ไขตามจริงทั้งหมดในเอกสารของคุณดังที่แสดงด้านบน นี่คือมุมมองเริ่มต้นสำหรับเอกสารที่เปิดด้วย "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ใน อย่างไรก็ตามหากคุณมีการแก้ไขจำนวนมากในเอกสารอาจทำให้เกิดความสับสนในการอ่านด้วยการแก้ไขทั้งหมดที่แสดง.

เพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่านเอกสารของคุณคุณสามารถใช้มุมมอง "Simple Markup" ซึ่งซ่อนมาร์กอัปที่ซับซ้อน ขอให้สังเกตว่าการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะถูกทำเครื่องหมายโดยแถบแนวตั้งทางด้านซ้ายของข้อความ คลิกที่แถบนี้เพื่อเปลี่ยนจากมุมมอง "มาร์กอัปทั้งหมด" เป็นมุมมอง "Simple Markup".

หมายเหตุ: การสลับมุมมองมาร์กอัปจะมีผลกับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตามทั้งหมดในเอกสารไม่ใช่เฉพาะมุมมองที่คุณคลิกแถบแนวตั้ง.

มุมมอง“ Simple Markup” ซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในข้อความและยุบความคิดเห็น (อธิบายในบทที่ 3) ลงในลูกโป่งเล็ก ๆ และแถบแนวตั้งที่แสดงการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตามจะแสดงเป็นสีแดง คลิกที่แถบอีกครั้งเพื่อสลับไปที่มุมมอง“ All Markup” และดูการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามแบบอินไลน์ทั้งหมด.

นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนมุมมองมาร์กอัปโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง“ แสดงเพื่อตรวจทาน” ในส่วน“ ติดตาม” ของแท็บ“ รีวิว”.

นอกเหนือจากมุมมอง "Simple Markup" และ "All Markup" คุณยังสามารถเลือก "No Markup" เพื่อดูเวอร์ชันสุดท้ายของเอกสารราวกับว่ายอมรับการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามทั้งหมดแล้ว (เราจะหารือเกี่ยวกับการยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง บทเรียนนี้) หรือ "ต้นฉบับ" เพื่อดูเอกสารต้นฉบับ ตัวเลือก“ ไม่มีมาร์กอัป” และ“ ดั้งเดิม” ทั้งซ่อนมาร์กอัปแบบอินไลน์.

หมายเหตุ: ตัวเลือก“ ไม่มีมาร์กอัป” และ“ ดั้งเดิม” จะช่วยเมื่อพิมพ์เอกสารที่ทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงไว้ หากคุณซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามพวกเขาจะไม่พิมพ์.

แสดงการแก้ไขในลูกโป่งแทนที่จะเป็นแบบอินไลน์

ตามค่าเริ่มต้นการแก้ไขส่วนใหญ่จะแสดงแบบอินไลน์โดยข้อความจะถูกทำเครื่องหมาย อย่างไรก็ตามคุณสามารถเลือกที่จะแสดงการแก้ไขในลูกโป่งซึ่งย้ายการแก้ไขส่วนใหญ่เป็นระยะขอบด้านขวา สิ่งนี้สามารถทำให้เอกสารอ่านง่ายขึ้นและลูกโป่งให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับมาร์กอัป.

หากต้องการแสดงการแก้ไขในบอลลูนให้คลิกแท็บ "ตรวจสอบ" จากนั้นคลิก "แสดงมาร์กอัป" ในส่วน "ติดตาม" เลือก“ Balloons” จากนั้นเลือก“ Show Revision in Balloons” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

การแก้ไขส่วนใหญ่จะแสดงใน "พื้นที่มาร์กอัป" ในระยะขอบด้านขวา อย่างไรก็ตามข้อความที่เพิ่มยังคงแสดงแบบอินไลน์.

หากต้องการดูมาร์กอัปแบบอินไลน์อีกครั้งให้เลือกลูกโป่งจากเมนูแบบเลื่อนลง "แสดงมาร์กอัป" อีกครั้งจากนั้นเลือก "แสดงการแก้ไขแบบอินไลน์ทั้งหมด" หรือ "แสดงความคิดเห็นเท่านั้น

หมายเหตุ: การซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไม่ได้เป็นการลบทิ้ง คุณต้องยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งเพื่อลบอย่างสมบูรณ์ก่อนที่จะแจกจ่ายเอกสารสุดท้ายของคุณ เราจะหารือเกี่ยวกับการยอมรับและการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในบทเรียนนี้.