ตัวกรองจดหมายและระบบดาว

บทเรียน Geek School วันนี้จะขยายขอบเขตการสนทนาของเราใน Gmail เพื่อรวมตัวกรองจากนั้นไปยังการติดตามอีเมลสำคัญที่มีดาว.

การนำทางของโรงเรียน

1. ทำความรู้จักกับ Gmail
2. แอพมือถือการเขียนจดหมายและการสนทนา
3. การจัดการกล่องจดหมายและป้ายกำกับ
4. ตัวกรองจดหมายและระบบดาว
5. ไฟล์แนบลายเซ็นและความปลอดภัย
6. คำเชิญและการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน
7. ใช้ Gmail เป็นรายการงาน
8. หลายบัญชีแป้นพิมพ์ลัดและการลงชื่อออกจากระยะไกล
9. ใช้บัญชี Gmail ของคุณเพื่อเข้าถึงบัญชีอื่น
10. Power Tips และ Gmail Labs

ป้ายกำกับนั้นยอดเยี่ยม แต่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการรวมตัวกรองดังนั้นข้อความที่มาถึงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะมีการใช้ป้ายกำกับหรือป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยได้อย่างมากกับองค์กรและสามารถลดความวุ่นวายของกล่องจดหมายได้อย่างมาก.

สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้กล่องค้นหา

ในการสร้างตัวกรองใหม่เราจะระบุตัวเลือกการค้นหาในกล่อง "ค้นหา" และสร้างตัวกรองจากการค้นหา หากต้องการทำสิ่งนี้ให้คลิกลูกศรลงในช่อง "ค้นหา".

ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณในช่องตัวเลือกการค้นหา คุณสามารถเลือกค้นหาข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือทั้งโดเมน (@ example.com) พร้อมคำบางคำในหัวเรื่องรวมถึงเงื่อนไขอื่น ๆ.

หากต้องการสร้างตัวกรองตามการค้นหานี้ให้คลิกลิงก์“ สร้างตัวกรองพร้อมการค้นหานี้”.

ตัวเลือกตัวกรองแสดงขึ้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา.

ตัวอย่างเช่นเราเลือกที่จะทำเครื่องหมายข้อความที่มาจากที่อยู่อีเมลที่ระบุด้วยป้ายกำกับ "HTG โรงเรียน" และเพื่อทำเครื่องหมายข้อความเหล่านั้นว่า "สำคัญ" เสมอเรายังตัดสินใจที่จะใช้ตัวกรองกับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดจากบุคคลนี้.

หมายเหตุ: หากคุณต้องการให้ป้ายกำกับของคุณเหมือนโฟลเดอร์คุณสามารถเลือก“ ข้ามกล่องจดหมายเข้า (เก็บถาวร)” เพื่อย้ายอีเมลไปยังป้ายกำกับโดยอัตโนมัติเมื่อมาถึง วิธีนี้ช่วยให้อีเมลของคุณมีการจัดระเบียบมากขึ้น แต่คุณอาจเสี่ยงต่อการขาดหายไปกับข้อความสำคัญเนื่องจากอีเมลจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ.

เมื่อคุณระบุเกณฑ์ตัวกรองของคุณแล้วให้คลิก“ สร้างตัวกรอง”

หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือกที่จะส่งต่อข้อความเป็นการกระทำในตัวกรองเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ ข้อความที่มีอยู่ซึ่งตัวกรองใช้จะไม่ถูกส่งต่อ.

ข้อความจะแสดงขึ้นมาว่าตัวกรองของคุณถูกสร้างขึ้น โปรดสังเกตว่าในภาพหน้าจอนั้นข้อความทั้งหมดจากบุคคลนั้นจะถูกระบุด้วยป้ายกำกับ "HTG School".

ข้อความถูกทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญโดยอัตโนมัติ (ไอคอนแท็กทางด้านซ้ายของผู้ส่งเต็มไปด้วยสีเหลือง).

สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้หน้าจอการตั้งค่า

คุณสามารถสร้างตัวกรองได้ใน“ การตั้งค่า”

เข้าถึงหน้าจอ "การตั้งค่า" ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้และคลิกลิงก์ "ตัวกรอง" ที่ด้านบน.

คลิกลิงก์“ สร้างตัวกรองใหม่”.

ระบุเกณฑ์การค้นหาและตัวกรองของคุณในลักษณะเดียวกับที่กล่าวถึงในวิธีการก่อนหน้าและคลิก“ สร้างตัวกรอง” ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวกรอง.

แทนที่จะกลับมาอยู่ในกล่องจดหมายของคุณคุณจะกลับสู่หน้าจอ“ ตัวกรอง” และตัวกรองใหม่ของคุณจะปรากฏ คุณสามารถแก้ไขลบหรือเลือกเพื่อส่งออก (ตัวกรองการส่งออกจะถูกกล่าวถึงในบทต่อไป).

คลิกที่ป้าย“ กล่องจดหมาย” เพื่อกลับสู่กล่องจดหมายของคุณ.

ใช้ข้อความเฉพาะเพื่อสร้างตัวกรองใหม่

คุณยังสามารถสร้างตัวกรองตามข้อความที่มีอยู่ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เลือกข้อความในรายการข้อความของคุณหรือในป้ายกำกับ.

คลิกปุ่มการกระทำ“ เพิ่มเติม” และเลือก“ กรองข้อความเช่นนี้” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

โปรดสังเกตว่าช่อง“ จาก” ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวกรอง” จะถูกป้อนโดยอัตโนมัติป้อนเกณฑ์ตัวกรองอื่น ๆ ที่คุณต้องการและคลิก“ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้”

ระบุเกณฑ์ตัวกรองของคุณโดยเลือกตัวเลือกตัวกรองในกล่องโต้ตอบถัดไปตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้า.

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อตั้งค่าตัวกรองเพื่อลบอีเมลที่ไม่ต้องการโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับ.

ใช้ตัวกรองเดียวกันกับผู้ส่งหลายคน

คุณสามารถใช้ตัวกรองเดียวเพื่อจัดการข้อความจากที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่นเราสามารถระบุป้ายกำกับข้อความจากหลาย ๆ คนด้วยป้ายกำกับ "HTG School" หากต้องการทำสิ่งนี้ให้เปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกการค้นหาโดยใช้ลูกศรลงในช่อง“ ค้นหา”.

เพิ่มที่อยู่อีเมลแต่ละรายการในฟิลด์“ จาก” คั่นด้วยคำว่า“ OR” แล้วคลิก“ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้”

หากต้องการใช้ป้ายกำกับเดียวกันกับข้อความจากที่อยู่อีเมลเหล่านี้ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ใช้ป้ายกำกับ” แล้วเลือกป้ายกำกับที่ต้องการจากรายการป๊อปอัป ใช้การดำเนินการอื่น ๆ สำหรับตัวกรองนี้และคลิก“ สร้างตัวกรอง”

หมายเหตุ: อย่าลืมเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกันด้วย" หากคุณต้องการใช้ตัวกรองนี้กับข้อความที่คุณได้รับจากที่อยู่อีเมลทั้งสองนี้.

ตัวกรองส่งออกและนำเข้า

เมื่อคุณเรียนรู้วิธีตั้งค่าตัวกรองแล้วคุณอาจสร้างตัวกรองที่มีประโยชน์มากซึ่งคุณอาจต้องการใช้ในบัญชี Gmail อื่น ๆ คุณสามารถส่งออกตัวกรองจากบัญชีหนึ่งและนำเข้าสู่อีก.

ส่งออกตัวกรอง

หากต้องการส่งออกตัวกรองขั้นแรกให้เข้าถึงหน้าจอ“ ตัวกรอง” บนหน้าจอ“ การตั้งค่า” (ใช้ปุ่มเกียร์“ การตั้งค่า”) จากนั้นเลือกตัวกรองที่คุณต้องการส่งออกในรายการและคลิก“ ส่งออก”

หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวกรองหลายตัวเพื่อส่งออกได้ในครั้งเดียว.

ในกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกตัวกรอง ตัวกรองจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ที่มีชื่อเริ่มต้นที่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าได้ปล่อยให้นามสกุลเป็น. xml และคลิก "บันทึก"

ตอนนี้คุณมีไฟล์ที่คุณสามารถสำรองข้อมูลถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นแบ่งปันกับเพื่อนหรือนำเข้าสู่บัญชี Gmail อื่น.

นำเข้าตัวกรอง

หากต้องการนำเข้าตัวกรองไปยังบัญชี Gmail ของคุณให้เข้าไปที่“ ตัวกรอง” บนหน้าจอ“ การตั้งค่า” และคลิกที่ลิงค์“ นำเข้าตัวกรอง”.

ภายใต้“ นำเข้าตัวกรอง” คลิก“ เลือกไฟล์”

หมายเหตุ: หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการนำเข้าตัวกรองให้คลิกลิงก์“ ยกเลิกการนำเข้า”.

ในกล่องโต้ตอบ“ เปิด” ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกตัวกรองที่ส่งออกของคุณ เลือกไฟล์และคลิก“ เปิด”

ชื่อไฟล์จะปรากฏถัดจากปุ่ม“ เลือกไฟล์” คลิก "เปิดไฟล์" เพื่อเปิดไฟล์และนำเข้าตัวกรอง.

ข้อความจะปรากฏใต้ช่อง“ ค้นหา” ในขณะที่กำลังเปิดไฟล์ตัวกรอง อาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับจำนวนตัวกรองในไฟล์.

ตัวกรองทั้งหมดในไฟล์ที่เลือกอยู่ในรายการภายใต้“ นำเข้าตัวกรอง” เลือกตัวกรองที่คุณต้องการนำเข้า หากคุณต้องการใช้ตัวกรองที่นำเข้ากับข้อความอีเมลที่มีอยู่ (เช่นเดียวกับเมื่อคุณสร้างตัวกรองใหม่) เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ใช้ตัวกรองใหม่กับจดหมายที่มีอยู่” แล้วคลิก“ สร้างตัวกรอง”

กล่องโต้ตอบจะแสดงความคืบหน้าของกระบวนการสร้างตัวกรอง คุณสามารถยกเลิกการสร้างตัวกรองได้โดยคลิกที่ "หยุด"

เมื่อสร้างตัวกรองแล้วตัวกรองจะแสดงในรายการของคุณในหน้าจอ“ ตัวกรอง”.

ติดตามอีเมลสำคัญโดยใช้ระบบดาว

ระบบดาวของ Gmail ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลที่สำคัญที่สุดของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ในภายหลัง ตามค่าเริ่มต้นข้อความที่ติดดาวจะมีป้ายกำกับเป็นดาวสีเหลือง แต่คุณสามารถเพิ่มสีและประเภทของดาวอื่น ๆ ได้.

ดาวจะปรากฏทางด้านซ้ายของชื่อผู้ส่งในกล่องจดหมายของคุณ.

เพิ่มดาวในข้อความ

หากต้องการเพิ่มดาวในข้อความในกล่องจดหมายของคุณให้คลิกไอคอนรูปดาวถัดจากชื่อผู้ส่งตามที่แสดงไว้ด้านบน.

คุณสามารถเพิ่มดาวในข้อความขณะที่เปิดอยู่ ในการทำสิ่งนี้ให้คลิกไอคอนรูปดาวที่มุมบนขวาของข้อความทางด้านขวาของวันที่ ในการสนทนาจะอยู่ทางด้านขวาของข้อความแรกที่ด้านบนของการสนทนา.

หากต้องการเพิ่มดาวในข้อความที่คุณกำลังเขียนให้คลิกลูกศร“ ตัวเลือกเพิ่มเติม” ที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง“ เขียน”.

เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือก“ ป้ายกำกับ” จากนั้นเลือก“ เพิ่มดาว” จากเมนูย่อย.

ในป้ายกำกับ "จดหมายที่ส่งแล้ว" ของคุณข้อความที่คุณส่งจะติดดาว.

ใช้การออกแบบดาวหลายดวงบนข้อความของคุณ

Gmail ช่วยให้คุณใช้ "ดาว" หลายสีและประเภทเพื่อแยกข้อความจากกัน.

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความหลายข้อความด้วยระดับความสำคัญที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้ดาวสีม่วงสำหรับข้อความที่คุณต้องการอ่านอีกครั้งและเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงสำหรับข้อความที่คุณต้องติดตาม.

คลิกปุ่ม "การตั้งค่า" และเลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง บนแท็บ“ ทั่วไป” เลื่อนลงไปที่ส่วน“ ดาว” ลากไอคอนจากส่วน“ ไม่ใช้” ไปยังส่วน“ ใช้งาน” เพื่อเพิ่มดาวประเภทต่าง ๆ หากคุณมีดาวประเภทใช้งานมากกว่าหนึ่งประเภทให้คลิกไอคอนรูปดาวถัดจากข้อความอีเมลที่วนรอบดาวที่ใช้งานทั้งหมด หากคุณติดดาวข้อความขณะที่เปิดอยู่ระบบจะใช้เฉพาะประเภทดาวดวงแรกเท่านั้น.

ค้นหาข้อความที่ติดดาว

หากต้องการดูข้อความที่ติดดาวทั้งหมดของคุณให้คลิกป้ายกำกับ "ติดดาว" ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง Gmail หลัก คุณยังสามารถค้นหาข้อความที่ติดดาวได้โดยพิมพ์“ is: starred” ในช่อง“ ค้นหา”.

ค้นหาข้อความที่มีดาวบางประเภท

หากคุณใช้ดาวหลายประเภทเพื่อทำเครื่องหมายข้อความของคุณคุณสามารถค้นหาดาวบางประเภทได้ หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ค้นหาโดยใช้“ has:” ด้วยชื่อของดาว (เช่น“ has: red-bang”).

หากต้องการค้นหาชื่อของดาวดวงใดดวงหนึ่งให้เข้าไปที่แท็บ "ทั่วไป" บนหน้าจอ "การตั้งค่า" และเลื่อนเม้าส์ของคุณไปยังประเภทดาวที่ต้องการ ชื่อของดาวจะปรากฏขึ้นในป๊อปอัพ.

นอกจากนี้ยังมีรายชื่อดาวในหัวข้อวิธีใช้การค้นหาขั้นสูงในความช่วยเหลือของ Gmail.

กันข้อความที่ติดดาวออกจากแท็บหลัก

หากคุณจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณโดยใช้แท็บที่กำหนดค่าได้ที่กล่าวถึงก่อนหน้าในบทเรียนนี้ข้อความจากแท็บอื่น ๆ ที่มีเครื่องหมายดาวจะรวมอยู่ในแท็บ "หลัก" หากคุณไม่ต้องการเห็นข้อความที่ติดดาวจากแท็บอื่นในแท็บ "หลัก" คุณสามารถปิดการใช้งานนี้ได้.

คลิกไอคอน“ +” ทางด้านขวาของแท็บ.

ในกล่องโต้ตอบ“ เลือกแท็บเพื่อเปิดใช้งาน” ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย“ รวมติดดาวในหลัก” แล้วคลิก“ บันทึก”

ถัดไป ...

เรามาถึงตอนนี้ในตอนท้ายของบทที่ 4 แต่คุณก็พร้อมแล้วที่จะเป็น Gmail มืออาชีพ! ในเวลาเพียงสี่วันคุณก็รู้ได้มากเท่าที่คุณต้องรู้เพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณเปล่งประกายอย่างแท้จริงและในขณะนี้ข้อความจะค้นหาเส้นทางไปยังป้ายกำกับที่กำหนดโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกรอกกล่องจดหมายเข้าของคุณ.

.