ประหยัดเวลาด้วยการค้นหาโฟลเดอร์ใน Outlook 2007
บทความนี้เขียนโดย MysticGeek บล็อกเกอร์เทคโนโลยีที่ How-To Geek Blogs.
การจัดการอีเมลของคุณอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก แต่ Outlook มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่เรียกว่า Custom Search Folders ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาหากคุณค้นหาสิ่งเดียวกันอยู่ตลอดเวลา คุณลักษณะใน Gmail ยกเว้นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น.
Outlook มีโฟลเดอร์ค้นหาสามโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นจากการติดตั้งเริ่มต้นซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อแก้ไขหรือลบได้ - แต่เราจะสร้างโฟลเดอร์ค้นหาใหม่เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการ.
หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ค้นหาใหม่ให้คลิกไฟล์ \ ใหม่ \ ค้นหาโฟลเดอร์หรือคุณสามารถใช้ปุ่มทางลัด Ctrl + Shift + P.
ในหน้าจอผลลัพธ์เลื่อนลงและเลือก“ สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง” จากนั้นคลิกปุ่มเลือกเพื่อกำหนดเกณฑ์ของคุณเอง คุณสามารถใช้หนึ่งในโฟลเดอร์การค้นหาอื่น ๆ เป็นฐานถ้าคุณเลือก.
ในฟิลด์ชื่อพิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์ของคุณ.
ถัดไปคลิกปุ่มเรียกดูเพื่อระบุโฟลเดอร์ที่จะรวมในโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองของคุณ เลือกได้มากหรือน้อยตามที่คุณต้องการจากนั้นคลิกตกลงเพื่อดำเนินการต่อ.
คุณอาจจะต้องการเลือกเกณฑ์เฉพาะสำหรับโฟลเดอร์ใหม่ด้วย ปุ่มเกณฑ์เป็นที่ที่คุณสามารถปรับแต่งการค้นหาได้อย่างแท้จริง โดยคำสำคัญส่งรับ ฯลฯ ...
ภายใต้แท็บตัวเลือกเพิ่มเติมคุณสามารถเลือกการค้นหาของคุณตามหมวดหมู่สี.
เมื่อคุณทำการปรับแต่งทั้งหมดในโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองเสร็จแล้วให้คลิกตกลง Outlook จะสร้างโฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเองและเพิ่มเข้าไปในมุมมองโฟลเดอร์ของคุณ.
คุณลักษณะนี้มีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อและเมื่อคุณชินกับมันแล้วคุณจะไม่กลับไปใช้งานอีกต่อไป นี่คือตัวอย่างของโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณสามารถสร้าง:
- สำหรับอีเมลไปยังและจากหัวหน้าของคุณ.
- สำหรับอีเมลที่มีค่าสถานะการติดตามที่ไม่ได้รับการแก้ไขตามหมวดหมู่ (ตัวอย่างเช่นคุณสามารถค้นหาเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้แก้ไขในหมวดหมู่ส่วนบุคคล)
- สำหรับอีเมลที่มีความสำคัญสูง
- สำหรับอีเมลทั้งหมดไปยังและจากลูกค้า (ใช้ @domain ของพวกเขาในช่องค้นหาและเลือกที่จะค้นหาทุกช่อง)
- อะไรก็ได้ที่คุณนึกถึง ...
คุณสร้างโฟลเดอร์การค้นหาประเภทใด คุณสามารถแบ่งปันความคิดเห็น.
