เคล็ดลับ MS Office - หน้า 4

สำหรับการทำซ้ำ Word ในอดีตหลายครั้ง Microsoft มีคุณสมบัติ AutoText ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจับภาพข้อความแล้วใช้มันซ้ำแล้วซ้ำอีกในส่วนอื่น ๆ ของเอกสารของพวกเขาหรือแม้แต่ในเอกสารอื่น ๆ. Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติดังกล่าวโดยการรวมบางสิ่งที่เรียกว่าส่วนด่วนซึ่งเป็นสาระสำคัญยังเป็น AutoText แต่ให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้มากขึ้น. หากต้องการดูว่า AutoText ทำงานอย่างไรกับ Quick Parts ให้พิมพ์ข้อความลงในเอกสารทดสอบ ในตัวอย่างนี้จะใช้ที่อยู่: จากนั้นให้ไฮไลต์ข้อความแล้วคลิกปุ่ม แทรก บนริบบิ้นหลักจากนั้นคลิกที่ อะไหล่ด่วน ไอคอน: คุณควรจะได้รับเมนูแบบเลื่อนลง: เลือก บันทึกส่วนที่เลือกลงในคลังภาพส่วนด่วน, คุณควรได้รับป๊อปอัปที่มีลักษณะดังนี้:...

คุณกำลังมองหาวิธีในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสเปรดชีต Excel หรือไม่? มีหลายกรณีที่คุณต้องแจกจ่ายไฟล์ให้กับหลาย ๆ คนและติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คุณอาจต้องการติดตามเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงเซลล์ใดที่เกิดการเปลี่ยนแปลงและมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด. Excel มีคุณสมบัติการติดตามในตัวที่สามารถจัดการกับทุกกรณีข้างต้น คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้โดยตรงบนแผ่นงานและคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ มีบางจุดที่ควรจดจำเกี่ยวกับคุณสมบัติการติดตามของ Excel: 1. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถย้อนกลับสเปรดชีตย้อนกลับไปสู่สถานะก่อนหน้าได้โดยยกเลิกการเปลี่ยนแปลง มันเป็นไฟล์บันทึกที่บันทึกทุกอย่างและมัน คุณสามารถไปด้วยตนเองเพื่อดูว่าข้อมูลใดถูกลบหรือเพิ่ม แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตด้วยตนเอง. 2. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะถูกบันทึกไว้ ข้อมูลใด ๆ ที่เก็บไว้ในเซลล์มีการติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เช่นการจัดรูปแบบไม่ได้ การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่ไม่ได้ติดตามรวมถึงการซ่อน / ไม่ซ่อนแถวและคอลัมน์ความคิดเห็นและค่าเซลล์ที่เปลี่ยนไปเนื่องจากการคำนวณสูตรใหม่....

ผู้คนในสำนักงานของฉันได้ถามฉันว่าพวกเขาสามารถทำได้อย่างง่ายดาย สลับระหว่างแผ่นงานใน Excel การใช้แป้นพิมพ์แทนที่จะต้องคลิกบนแผ่นงานแต่ละแผ่นและบทความนี้จะแก้ไขปัญหาดังกล่าว. สิ่งนี้อาจฟังดูขี้เกียจสำหรับคนที่ไม่ได้ใช้ Excel บ่อยนัก แต่เมื่อคุณเป็นผู้จัดการและมีสเปรดชีต Excel อยู่ข้างหน้าคุณด้วย 50 แท็บตัวชี้เมาส์ตัวเล็ก ๆ อาจเริ่มเจ็บปวด! อย่างไรก็ตามมันเป็นการดีที่จะรู้ทางลัดหากคุณสามารถทำได้ ฉันอยู่ในสถานการณ์หลายครั้งที่ทัชแพดของฉันตายและฉันไม่มีเมาส์วางรอบ ๆ. การรู้จักแป้นพิมพ์ลัดที่ลื่นจะทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างการทำงานให้เสร็จและหยุดพักดื่มกาแฟ. สลับระหว่างแผ่นงานใน Excel ดังนั้นในการเลื่อนผ่านแผ่นงานหรือแท็บในสมุดงาน Excel โดยใช้แป้นพิมพ์เพียงแค่กดค้างไว้ CTRL จากนั้นกดปุ่ม PgUp หรือ PgDn ปุ่มเพื่อเลื่อนจากขวาไปซ้ายหรือซ้ายไปขวา! แค่นั้นแหละ! นี่เป็นหนึ่งในปุ่มลัดที่ฉันโปรดปรานใน Excel...

หากคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีวันที่จำนวนมากโอกาสที่คุณจะต้องคำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่เหล่านั้นบางส่วน บางทีคุณอาจต้องการดูว่าต้องใช้เวลากี่เดือนในการชำระหนี้หรือจำนวนวันที่คุณต้องลดน้ำหนัก? การคำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่ใน Excel นั้นง่าย แต่อาจมีความซับซ้อนขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการคำนวณค่าบางอย่าง ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการทราบจำนวนเดือนระหว่างวันที่ 2/5/2016 ถึง 1/15/2016 คำตอบควรเป็น 0 หรือ 1 หรือไม่ บางคนอาจพูดว่า 0 เนื่องจากไม่ใช่เดือนเต็มระหว่างวันที่และบางคนอาจบอกว่า 1 เพราะเป็นเดือนอื่น. ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีการคำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่สองวันเพื่อค้นหาจำนวนวันเดือนและปีที่มีสูตรที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ. วันระหว่างสองวัน การคำนวณที่ง่ายที่สุดที่เราสามารถทำได้คือรับจำนวนวันระหว่างสองวัน สิ่งที่ดีเกี่ยวกับการคำนวณวันคือมีวิธีการคำนวณค่าเพียงวิธีเดียวดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลกับสูตรที่แตกต่างให้คำตอบที่แตกต่างกัน. ในตัวอย่างด้านบนของฉันฉันมีสองวันที่เก็บไว้ในเซลล์ A2 และ A3...

เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึงการเรียงลำดับข้อความในแอปพลิเคชันพวกเขาคิดถึงการเรียงลำดับเซลล์ในสเปรดชีต Excel อย่างไรก็ตามคุณสามารถจัดเรียงข้อความใน Word ได้ตราบใดที่มีบางอย่างที่บอกคำว่าส่วนใดของข้อความเริ่มต้นและสิ้นสุด. ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีการเรียงลำดับข้อความรายการและตารางใน Word โปรดทราบว่าหากคุณมีข้อมูลใน Excel อยู่แล้วคุณสามารถแทรกกระดาษคำนวณ Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้อย่างง่ายดาย. เรียงลำดับรายการใน Word มีรายการสามประเภทที่คุณสามารถเรียงลำดับใน Word ได้ ชนิดแรกเป็นเพียงรายการคำหรือวลีที่แต่ละบรรทัดมีแยกกัน ประเภทที่สองคือรายการที่ไม่มีการเรียงลำดับหรือมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการที่สามถูกเรียงลำดับหรือเรียงลำดับตามรายการ. ในแต่ละกรณีเหล่านี้การแบ่งบรรทัด (หรือเรียกอีกอย่างว่าการคืนสินค้า) จะบอกคำว่าคำหรือวลีเดียวจบลงและคำต่อไปจะเริ่มต้นขึ้น นี่คือวิธีที่ Word สามารถเรียงลำดับข้อความในเอกสาร. ในการจัดเรียงรายการประเภทใด ๆ...

หากคุณเคยสร้างเอกสาร Word ที่ซับซ้อนคุณอาจพบกับปัญหาที่น่าหงุดหงิดที่คุณดูเหมือนจะไม่ได้รับสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือย่อหน้าของข้อความชิดกันอย่างถูกต้องหรือข้อความบางส่วนทำให้แตกออกไปอีกหน้าเมื่อคุณต้องการ ที่จะอยู่ในหน้าเดียวกัน. ในการแก้ไขปัญหาประเภทนี้คุณต้องแก้ไขการจัดรูปแบบของเอกสารด้วยตนเอง ใน Word ข้อความของเอกสารจะถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากการจัดรูปแบบ นี่เป็นสิ่งที่ดีเพราะทำให้การแก้ไขการจัดรูปแบบง่ายขึ้นโดยไม่ทำให้ข้อความสูญหาย. ในบทความนี้ฉันจะบอกวิธีแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบในเอกสาร Word เครื่องหมายการจัดรูปแบบเหล่านี้รวมถึงแท็บยัติภังค์ช่องว่างเครื่องหมายย่อหน้าข้อความที่ซ่อนตัวแบ่งหน้า ฯลฯ ฉันจะพูดถึงคุณลักษณะอื่นใน Word ที่เรียกว่า เปิดเผยการจัดรูปแบบ, ซึ่งช่วยให้คุณเห็นการจัดรูปแบบทั้งหมดที่ใช้กับข้อความที่เลือก. แสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบ มีสองวิธีในการแสดงการจัดรูปแบบหรือเครื่องหมายย่อหน้าใน Word: โดยใช้ปุ่มบน ย่อหน้า ริบบิ้นหรือโดยไปที่ คำ - ตัวเลือก. เมธอดหลังจะแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบตลอดเวลาสำหรับเอกสารทั้งหมด ใช้ปุ่มคุณสามารถสลับการแสดงเครื่องหมายและมีผลกับเอกสารที่เปิดอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น. หากต้องการดูเครื่องหมายย่อหน้าใน...

กำลังมองหาวิธีที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายใน Word เอง คุณลักษณะดังกล่าวมีอยู่ใน Office สองสามเวอร์ชันและทำงานได้แม้ว่าบุคคลที่รับจะไม่ได้ติดตั้ง Word ไว้ในระบบ. โปรดทราบว่าในการเริ่มต้นใช้งานการแบ่งปันเอกสารใน Word คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณลงในคลาวด์ ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดของคุณ แต่อย่างน้อยเอกสารที่จะแบ่งปัน นั่นหมายความว่าคุณต้องตั้งค่าบัญชี OneDrive ก่อนแล้วจึงลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณจากภายใน Word. แบ่งปัน Word Doc เมื่อคุณติดตั้ง OneDrive อย่างถูกต้องใน Word แล้วให้ไปที่และคลิกที่...

กำลังจะออกจากสำนักงานเร็ว ๆ นี้และจำเป็นต้องตั้งค่า นอกสำนักงาน, ไป หรือ วันหยุด ข้อผิดพลาดใน Outlook? คุณจะคิดว่ามันจะง่ายสุด ๆ แต่น่าเสียดายที่ไม่ใช่! จริงๆแล้วมีสองวิธีในการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติและขึ้นอยู่กับว่า Outlook เป็นแบบสแตนด์อโลนหรือใช้ Microsoft Exchange. หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมขององค์กรและ Outlook เชื่อมต่อกับ MS Exchange การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานเป็นเรื่องง่ายมาก เรามาดูวิธีการก่อนแล้วเราจะพูดถึงวิธีการหากคุณไม่ได้ใช้ Exchange. ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานพร้อมการแลกเปลี่ยน ใน Office 2007 และรุ่นก่อนหน้าให้ไปที่ เครื่องมือ...